LE DOCUMENT UNIQUE D'EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP)
Oui. L’évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l’employeur et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés. Dans ce cadre, le DUERP est obligatoire pour toute entreprise, dès l’embauche du premier salarié. Ce document consigne le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels sont/peuvent être exposés les salariés.
Oui, le DUERP est obligatoire dès l’embauche du premier salarié.Le DUERP est avant tout une démarche de prévention primaire ; il est donc important d’évaluer l’ensemble des risques professionnels auxquels est exposé tout salarié de votre entreprise, pour sa santé et sa sécurité.
Cet espace vous donnera une meilleure visibilité sur le nombre et le statut des visites de vos salariés, dans le respect du secret médical. Il vous donnera également accès à des statistiques RH/Santé Travail qui permettront de mieux piloter le plan de prévention des risques professionnels de votre l’entreprise.
Tout employeur de 11 salariés et plus doit mettre son DUERP à jour au moins une fois par an et le transmettre à son service de santé au travail interentreprise.
Les employeurs de moins de 11 salariés ne sont pas soumis à cette obligation annuelle sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs.
L’employeur doit conserver son DUERP et les versions antérieures au minimum 40 ans. Il doit également le tenir à la disposition de ses salariés – actuels et anciens – ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès.
Le DUERP et ses mises à jour doivent faire l’objet d’un dépôt dématérialisé via un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. NOA, la solution en ligne que nous vous proposons, garantit la conservation et la mise à disposition du DUERP conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.
Oui, le DUERP et ses mises à jour doivent faire l’objet d’un dépôt dématérialisé via un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. NOA, la solution en ligne que nous vous proposons, garantit la conservation et la mise à disposition du document unique conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.
L’employeur doit conserver son DUERP et les versions antérieures au minimum 40 ans. Il doit également le tenir à la disposition de ses salariés – actuels et anciens – ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès.
L’employeur, s’il n’inscrit pas les risques professionnels de l’entreprise dans le DUERP ou s’il ne le met pas à jour, s’expose à l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, à savoir :
- pour une personne physique : jusqu’à 1 500 € (pouvant aller jusqu’à 3 000 € en cas de récidive)
- pour une personne morale : jusqu’à 7 500 € (pouvant aller jusqu’à 15 000 € en cas de récidive)
L’employeur qui ne met pas le DUERP à la disposition du CSE commet un délit d’entrave ; dans ce cas, la peine peut aller jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 3 750 € d’amende.
OUI : Vous avez plusieurs possibilités :
- Soit vous les cochez un par un
- Soit vous cochez directement à côté du nombre de salariés si tous vos salariés sont concernés
- Soit vous faites une recherche par poste par exemple, et vous cochez les salariés concernés
NON : il n’est pas possible de déclarer l’ensemble des risques. Trois types de risques vous sont suggérés :
- Des risques suggérés en lien avec votre code NAF (fond grisé) à décliner ou à ajouter
- Des risques suggérés en lien avec votre Fiche Entreprise (fond grisé +
) - Des risques complémentaires que vous souhaitez faire apparaître
)OUI : vous devez déclarer toute personne en contrat de travail dans votre entreprise. Vous seront facturés les salariés travaillant plus de 2 mois, consécutifs ou non.
OUI : tous les salariés qui font partie de l’effectif doivent être déclarés, y compris ceux qui sont en congés maternité/paternité. N’oubliez pas non plus de déclarer vos apprentis, vos salariés en arrêt maladie… En effet, des visites médicales de pré-reprises peuvent avoir lieu pendant l’arrêt à l’initiative du médecin traitant, du médecin conseil de la CPAM ou du salarié. Ces visites permettent de faciliter sa reprise.
Si vous embauchez des intérimaires, vous avez deux comptes :
- Un compte permanent avec un numéro d’adhérent : la déclaration est à faire pour le 31 janvier 2024 maximum.
- Un compte intérimaire avec un numéro distinct. Les salariés intérimaires font l’objet d’une facturation à l’acte, envoyée tous les mois ; vous recevrez donc une facture distincte.
Vous devez déclarer l’ensemble de vos salariés (toute personne ayant un contrat de travail en cours, même suspendu, comme les personnes en congés maternité par exemple).
Les salariés intérimaires font l’objet d’une facturation à l’acte (numéro adhérent personnel intérimaire) ; vous recevrez donc une facture distincte.
OUI : même en tant que particulier employeur, vous devez déclarer toute personne disposant d’un contrat de travail.
OUI : vous devez déclarer ce salarié et bien indiquer sa date de sortie des effectifs. Ainsi, il ne sera pas repris dans la facturation de l’année suivante.
NON : juridiquement les particuliers employeurs ne sont pas tenus de rédiger un DUERP;
Le DUERP s’impose aux établissements.
La déclaration doit prendre en compte les salariés, c’est-à-dire toute personne ayant un contrat de travail dans votre entreprise, quel que soit son temps de travail. Il s’agit donc bien des personnes physiques.
Tout salarié déclaré via la DPAE vous est signalé sur votre Espace adhérent (sous réserve que ce salarié ait bien été rattaché à votre numéro de SIRET). Vous n’avez donc qu’à confirmer ou infirmer la présence de ce salarié dans votre entreprise. Hors DPAE, vous pouvez également ajouter manuellement un salarié à tout moment dans la liste de votre personnel sur votre Espace adhérent.
Si votre entreprise a moins de 50 salariés : les modifications doivent être faites au cas par cas.
Si votre entreprise a plus de 50 salariés : vous avez la possibilité d’accéder à un tableur excel qui répertorie les différents postes. Il est donc plus facile de faire des modifications en masse.
OUI : vous pouvez souscrire à l’offre complémentaire NOA au moment de votre déclaration d’effectif courant janvier mais faire votre DUERP plus tard. Dans ce cas, au moment de votre déclaration, il vous suffit de cocher la case correspondante.
Grâce à NOA, vous pouvez en tant que cabinet comptable gérer la déclaration d’effectif de votre client et lui laisser la main pour la rédaction de son DUERP. Ces deux étapes peuvent être distinctes ; il vous suffit de cocher la case correspondante lors de la souscription à l’offre.
Votre client peut aussi souscrire à NOA en cours d’année, via son espace adhérent.
OUI : dans votre Espace adhérent, vous avez la possibilité de désigner plusieurs administrateurs et de leur attribuer des droits, selon les fonctions et compétences de chacun.
Il est donc possible d’avoir un administrateur qui déclare les effectifs (en interne ou par délégation, en externe, exemple Cabinet comptable) et un autre qui rédige le DUERP.
En plus, grâce à NOA, ces deux étapes peuvent être distinctes dans le temps :
- La déclaration des effectifs doit obligatoirement être faite pour le 31 janvier 2024 dernier délai.
- La rédaction du DUERP peut être faite en janvier ou plus tard dans l’année ; il vous suffit de cocher la case correspondante lors de la souscription à l’offre.
OFFRE COMPLÉMENTAIRE - NOA
« NOA », notre nouvelle solution en ligne, est un outil complémentaire que vous propose PÔLE SANTÉ TRAVAIL. Intégrée au parcours de déclaration, elle vous permet d’évaluer plus simplement vos risques professionnels, facilite la rédaction de votre Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels et vous aide à élaborer votre plan de prévention.
Vous êtes accompagné tout au long de ces démarches via des suggestions, des exemples…
Grâce à NOA, vous obtenez un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels qui est :
- conforme aux réglementations en vigueur car l’outil intègre les nouveautés réglementaires
- respectueux des règles RGPD
- archivé en toute sécurité pendant 40 ans au format numérique dans votre espace Adhérent
- personnalisé grâce aux modèles de risques préalablement identifiés en fonction de votre secteur d’activité
- complet grâce aux suggestions de risques et d’actions de prévention associées
- consultable par toutes les personnes autorisées (co-gérant, RH, experts-comptables, HSE…), ce qui facilite le travail en équipe et la transmission des bonnes informations
- évolutif grâce à l’espace de dialogue partagé avec votre équipe santé travail qui peut laisser des commentaires, des conseils complémentaires…
- mis à jour en temps réelavec la reprise et l’archivage de toutes les modifications et versions précédentes facilitant ainsi la gestion des mises à jour annuelles
- accessible directement à votre équipe santé travail qui peut ainsi facilement consulter les mises à jour ou modifications effectuées, vous conseiller et adapter si nécessaire sur votre plan de prévention, mettre à jour votre fiche d’entreprise
- corrélé aux mises à jour faites dans votre Fiche Entreprise par votre équipe santé travail, ce qui vous permet de mieux piloter votre plan de prévention.
NON : NOA est une offre complémentaire que vous propose PÔLE SANTÉ TRAVAIL. En revanche, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale d’évaluer vos risques professionnels, de rédiger votre DUERP et d’établir votre plan de prévention. NOA est une solution en ligne qui vous accompagne pas à pas pour y répondre. Elle vous permet d’obtenir un DUERP conforme et personnalisé, ainsi que de bâtir un plan de prévention adapté à votre entreprise. En plus, votre équipe santé travail y a directement accès via l’espace partagé. Plus besoin de le lui envoyer en cas de mise à jour…
L’offre complémentaire NOA, qui vous permet d’évaluer vos risques professionnels, de rédiger votre DUERP et d’établir votre plan de prévention, est à 150€ / an / établissement.
OUI : vous pouvez souscrire en cours d’année à NOA. Nous conseillons de l’activer au moment de la déclaration d’effectif car les étapes de rédaction au DUERP sont complètement intégrées au parcours de déclaration. Vous gérez donc la globalité en début d’année.
Oui , vous pouvez souscrire en cours d’année à NOA, notre solution en ligne d’aide au DUERP. Nous conseillons de l’activer au moment de la déclaration d’effectif car les étapes de rédaction au DUERP sont complètement intégrées au parcours de déclaration. Vous gérez donc la globalité en début d’année.
OUI : à la fin de votre évaluation des risques, l’ensemble des données renseignées sont mises en page dans un document en version PDF. Vous pouvez donc facilement l’exporter. Il reste par ailleurs archivé, ainsi que ses versions antérieures, dans votre Espace adhérent où votre équipe santé travail peut facilement le consulter.
OUI : même si vous ne souscrivez pas à NOA, vous pouvez finaliser votre déclaration.
NOA est une offre complémentaire qui vous aide à évaluer vos risques et élaborer votre plan de prévention. Vous n’êtes pas obligé d’y souscrire mais vous avez l’obligation de rédiger votre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et de nous l’envoyer.
NOA est une offre complémentaire, donc non-obligatoire. Cependant, comme elle est intégrée dans votre Espace adhérent, cette solution en ligne facilite le suivi de santé de vos salariés. Son coût (150€ HT / an / établissement) est souvent plus attractif que le recours à un cabinet de consultant externe, pour un résultat plus en adéquation avec vos actions et votre plan de prévention.
OUI : c’est l’avantage de la solution en ligne NOA: elle vous permet simplement de répondre à vos obligations légales. En effet, la loi impose aux employeurs d’envoyer leur DUERP à leur Service de Prévention et Santé Travail Interentreprise. Avec NOA, votre équipe santé travail a accès directement à vos documents de prévention (version en cours et versions antérieures), donc plus besoin de les lui envoyer. Elle peut ainsi plus facilement vous conseiller sur vos actions et votre plan de prévention, vous suggérer des risques qu’elle aurait repérés lors d’une vision en entreprise…
FACTURATION
La facturation (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) ne tient pas compte des embauches en cours d’année. Elle est basée sur la déclaration de l’année antérieure. Les embauches facturables sont comptabilisées dans la déclaration de l’année suivante, avec effet rétroactif.
Dans votre Espace adhérent, il faut dans ce cas enregistrer le Siège comme adresse de facturation. Les documents lui parviendront directement.
La différence vient sans doute du fait que la facturation (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) ne tient pas compte des embauches en cours d’année. Elle est basée sur la déclaration de l’année antérieure. Les embauches facturables sont comptabilisées dans la déclaration de l’année suivante, avec effet rétroactif.
Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à joindre votre conseiller Relation entreprise à l’adresse adherents@polesantetravail.fr; il reprendra contact avec vous pour faire le point.
La fréquence de facturation est déterminée en fonction du nombre de salariés de l’entreprise :
- De 1 à 4 salariés : factures semestrielles
- De 5 à 99 salariés : factures trimestrielles
- Au-delà de 99 salariés : factures mensuelles
Une fois votre déclaration terminée, le montant provisionnel de votre cotisation sera affiché dans votre Espace adhérent. La facture sera envoyée par mail dans les jours suivants.
Toute personne embauchée en cours d’année doit être déclarée le plus rapidement possible pour qu’elle puisse bénéficier de son suivi de santé par nos équipes. En cas d’oubli, vous pouvez mettre à jour votre liste d’effectif lors de votre déclaration d’effectif.
La facturation de cette embauche sera prise en compte à l’issue de votre déclaration de janvier.
On appelle “embauche facturable”, la régularisation des embauches de l’année N-1* de plus de 2 mois.
*2023 sur la facture envoyée en 2024
QUESTIONS DIVERSES
Vous devez prévenir votre Conseiller Relation Entreprise (adherents@polesantetravail.fr) pour lui signaler le changement.
Deux cas de figure : suite au déménagement
- L’entreprise reste dans le périmètre géographique couvert par l’agrément de Pôle Santé Travail : dans ce cas, pour faciliter le suivi de santé de vos salariés, votre entreprise sera rattachée à un centre plus proche de votre entreprise et une nouvelle équipe santé vous sera affectée.
- L’entreprise se situera en dehors du périmètre géographique couvert par l’agrément de Pôle Santé Travail : dans ce cas, vous devrez faire les démarches auprès du Service de Prévention Santé Travail Interentreprise concerné pour vous faire référencer.
OUI : Vous devez prévenir votre Conseiller Relation Entreprise (adherents@polesantetravail.fr) pour lui signaler la création de cette nouvelle entité, qui sera considérée comme un nouvel adhérent (et nouvel établissement) auprès de nos services.
Vous pouvez joindre notre service Relation Entreprise à l’adresse : adherents@polesantetravail.fr
Le Conseiller Relation Entreprise qui gère votre secteur reprendra contact avec vous.
VOTRE ESPACE ADHÉRENT
Chaque adhérent à PÔLE SANTÉ TRAVAIL bénéficie d’un « Espace adhérent » qui présente plusieurs avantages :
+ACCESSIBLE :
- Une mise en forme plus ergonomique et intuitive
- Le parcours d’adhésion et de déclaration en ligne, avec la possibilité de passer la main à un autre utilisateur selon l’étape du parcours
- Une gestion des droits d’utilisateurs selon différents profils (Administrateur, Facturation, Déclaration, Convocation…)
- La déclaration des effectifs et des expositions aux risques simplifiée et possible toute l’année.
+COMPLET :
- La reprise des informations de votre entreprise, avec la mise à jour en temps réel de la liste de votre effectif ; les erreurs, incohérences ou doublons vous sont automatiquement signalés
- Une partie « Déclaration annuelle » avec la situation comptable de l’entreprise
- Les informations liées aux moyens de paiement
- La gestion des convocations des salariés aux visites.
+PRATIQUE :
- Une saisie unique : reprise automatique des informations inscrites dans la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- La gestion automatique des demandes de rendez-vous pour les visites initiales et périodiques
- La possibilité de sélectionner un compte précis pour les adhérents multi-comptes et les cabinets comptables
- Un accompagnement des utilisateurs : centre d’aide, Foire aux questions, contacts…
+SÉCURISÉ :
- Une connexion à l’Espace adhérent via le site internet de Pôle Santé Travail, sans gestion de mot de passe (utilisation d’un code de connexion temporaire)
- Des notifications signalant l’envoi de documents (pas de pièce jointe directe pour garantir la sécurité des échanges)
- Un logiciel certifié Hébergeur de Données de Santé et ISO 27001 pour la sécurité des données.
+ANALYTIQUE :
- Des statistiques de santé au travail de l’entreprise : nombre de visites réalisées, à venir… et des tableaux de bord généraux sur l’effectif (pyramide des âges, contrats de travail, ancienneté…)
- Décompte de la facturation, avec possibilité d’acquitter ses factures ou de modifier son moyen de paiement
PÔLE SANTÉ TRAVAIL met à votre disposition un espace plus opérationnel et plus accessible, qui diminuera et simplifiera vos démarches administratives, notamment pour :
- la déclaration de vos effectifs
- l’identification des situations de travail et des risques associés
- l’accès au planning des visites réalisées et des visites à venir
- l’accès aux convocations de vos salariés
- l’accès en temps réel aux attestations de suivi et aux fiches d’aptitude
- la mise à disposition des documents réglementaires ou comptables…
Cet espace vous donnera une meilleure visibilité sur le nombre et le statut des visites de vos salariés, dans le respect du secret médical. Il vous donnera également accès à des statistiques RH/Santé Travail qui permettront de mieux piloter le plan de prévention des risques professionnels de votre l’entreprise.
Lors du changement d’interface, vous avez dû recevoir un lien de connexion par mail. Si vous avez perdu ce lien, cliquez sur l’onglet «Espace Adhérent» situé en haut à droite de notre site internet www.polesantetravail.fr.
Attention, le déploiement du nouveau logiciel se fait progressivement par centre. Seuls les adhérents dont le centre a déjà été déployé peuvent s’y connecter.
Entrez votre adresse mail puis sur «Envoyer» pour recevoir par mail, le code d’accès à usage unique (il n’y a plus de mots de passe).
Bon à savoir :
- Sur votre nouvel Espace adhérent, il n’y a plus de mot de passe. Un code à usage unique vous est envoyé par mail à chaque connexion.
- Il est nécessaire de disposer de la dernière version pour votre navigateur internet Chrome / Safari / Mozilla / Edge.
- Vérifiez toujours vos spams/mails indésirables
Sur le site internet www.polesantetravail.fr, en haut à droite, se trouve l’onglet «Espace Adhérent». Cliquez dessus.
Entrez votre adresse mail puis sur «Envoyer» pour recevoir par mail, le code d’accès à usage unique (il n’y a plus de mots de passe).
- Sur votre nouvel Espace adhérent, il n’y a plus de mot de passe. Un code à usage unique vous est envoyé par mail à chaque connexion.
- Il est nécessaire de disposer de la dernière version pour votre navigateur internet Chrome / Safari / Mozilla / Edge.
- Vérifiez toujours vos spams/mails indésirables
Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter et que vous avez reçu un message vous informant que votre mail n’est pas reconnu, c’est que vous n’avez de compte lié à votre adresse mail. Dans ce cas, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle vous ouvre un compte.
Nous avons fait le choix d’une plateforme respectant sans compromis la protection de vos données personnelles. L’éditeur du logiciel que nous avons retenu est certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) et ISO 27001 pour la sécurité des données. Ces certifications sont les références en matière de système de management de la sécurisation des données informatiques dans le monde. Elle s’adresse à toutes les entreprises qui gèrent des données sensibles, comme les données de santé.
Si l’utilisateur administrateur n’est pas le bon (il ne fait plus partie de l’entreprise, erreur de saisie…), 3 cas de figure:
- Il n’y a pas d’autre contact administrateur enregistré :
Dans ce cas, il faut envoyer un mail au service Relation Entreprise à adherents@polesantetravail.fr indiquant les nom/prénom/email/numéro de téléphone du nouveau contact administrateur. Dès réception du mail, le Service Adhérent fera la modification et le nouveau contact administrateur recevra une notification lui confirmant son accès
- Il y a d’autres contacts administrateurs renseignés et présents dans l’entreprise :
Dans ce cas, rapprochez-vous de l’un d’eux pour qu’il vous crée un accès
- Un utilisateur (autre que l’administrateur) n’a pas été créée ou souhaite modifier les droits d’accès :
Dans ce cas, il faut vous rapprocher de l’utilisateur principal de votre entreprise (personne ayant le compte administrateur). Seule cette personne a les droits d’accès pour créer / modifier les accès.
Sur votre espace adhérent vous pourrez retrouver tous les documents liés à la visite des salariés.
Pour y accéder
Connectez-vous à votre Espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite :
Renseignez votre adresse mail puis cliquez sur «Envoyer» pour recevoir le code d’accès à usage unique. Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc «Mes convocations & visites» :
Effectuez la recherche via le nom du salarié puis :
- Sous le bloc «Consultation» : retrouverez les convocations à télécharger (icône téléchargement) que vous pouvez également transférer directement à votre salarié en cliquant sur l’icône flèche
- Sous le bloc «Attestation» : visualisez et téléchargez l’attestation de visite
Si vous ne voyez pas les icônes « Consultation » / « Attestation », c’est que vous ne disposez pas des droits suffisants pour y accéder. Dans ce cas rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle modifie vos droits (Bloc « mon entreprise » / onglet « utilisateurs »).
Vous souhaitez annuler un rendez-vous de visite de suivi médical.
Pour rappel, l’annulation de rendez-vous en ligne est possible jusqu’à 48h avant le rendez-vous. Passé ce délai, merci de vous rapprocher de votre assistante référente.
Pour annuler un rendez-vous directement de votre espace adhérent en ligne :
Connectez-vous à votre Espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite :
Renseignez votre adresse mail puis cliquez sur «Envoyer» pour recevoir le code d’accès à usage unique.
Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc «Mes convocations & visites » :
Dans la liste des salariés, cliquez à droite du nom du salarié sur les 3 petits points, puis sélectionner «Annuler le rendez-vous » /
- Si les trois petits points n’apparaissent pas, positionnez votre souris sur la ligne du salarié, ceux-ci apparaîtront
- Si le choix «Annuler le rendez-vous» dans le menu déroulant des 3 petits points ne s’affiche pas, c’est que :
- soit vous avez dépassé le délai minimum des 48h avant le rendez-vous pour pouvoir l’annuler.
- soit vous n’avez peut-être pas les droits pour réaliser cette action. Dans ce cas, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle vous ouvre un accès « convocation » (espace adhérent, bloc mon entreprise, onglet utilisateurs).
Seules les personnes ayant un profil administrateur peuvent créer ou modifier des utilisateurs sur l’espace adhérent. Si vous n’avez pas ce profil, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui l’a pour qu’elle gère les créations ou modifications d’utilisateurs.
- Si la personne qui a le profil administrateur a quitté l’entreprise ou n’est pas la bonne, envoyez un mail au service Relations Adhérents (adherents@polesantetravail.fr) en écrivant la raison de ce changement d’administrateur ainsi que les noms, prénom, mail et poste dans l’entreprise du nouvel administrateur.
Connectez-vous à votre espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite :
Une fois connecté à votre espace Adhérent, cliquez sur le bloc « Mon entreprise » :
Puis cliquez sur l’onglet «Utilisateurs»
- Pour créer un utilisateur :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Ajouter » :
Remplissez ensuite les informations personnelles de l’utilisateur, puis sélectionnez le rôle qui lui fournira les droits d’accès inscrits dans l’interface.
- Vous pouvez sélectionner plusieurs rôles pour un même utilisateur
- Vous avec accès au détail des droits d’accès pour chaque profil en cliquant sur « Voir les autorisations du rôle »
- L’utilisateur sera en statut «En attente de validation » tant que celui-ci n’aura pas validé cette création en cliquant sur le lien de connexion reçu à cet effet sur son adresse mail
- Pour modifier ou supprimer un utilisateur
Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur puis « Modifier les informations professionnelles » pour modifier l’utilisateur ou « Supprimer » pour supprimer cet utilisateur
- Pour gérer les notifications reçues par mail pour l’utilisateur
Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur «Modifier les notifications »
Puis décochez les notifications que l’utilisateur ne souhaite plus recevoir. Attention au moins un des utilisateurs de l’entreprise devra recevoir les notifications, vous ne pourrez donc pas décocher les notifications si vous êtes le seul utilisateur :
Connectez-vous à votre espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite :
Cliquez sur le bloc «Mon effectif » :
- Pour ajouter un salarié :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Nouveau salarié » :
Puis renseignez les informations RH, les postes ainsi que les situations de travail du salarié.
Il s’agit des situations de travail qui peuvent générer un risque sur l’état de santé du salarié. Vous pouvez soit les chercher via le champ « Recherche » soit descendre sur la page pour accéder à la liste et cocher les situations de travail qui concernent ce salarié. En fonction des conditions de travail sélectionnées, le salarié aura un profil SIS (Suivi Individuel simple) SIA (Suivi Individuel Adapté) ou SIR (Suivi Individuel Renforcé), ce qui adaptera la périodicité de ses visites de suivi.
Enfin, cliquez sur «Créer le salarié» :
- Pour réactiver un salarié qui était précédemment dans vos effectifs (exemple : un salarié qui revient au sein de votre entreprise) :
Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur le filtre « Statut » pour n’afficher que les salariés clôturés :
Cliquez sur l’icône avec les 3 petits points à droite du salarié et sélectionnez «Voir la fiche du salarié» :
Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite et sélectionnez «Ajouter un poste » :
Renseignez les informations de son nouveau poste.
Validez
- Pour modifier un salarié ou sortir un salarié qui n’est plus dans vos effectifs
Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne du salarié que vous souhaitez modifier puis sélectionnez «Voir la fiche du salarié » :
Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite puis sélectionnez :
- soit «Modifier les informations RH» pour modifier le salarié
- soit «Clôturer le salarié» pour le sortir de vos effectifs
Les rendez-vous de visites sont générés automatiquement en fonction de différents critères (type de visite, date de la dernière visite, créneau temps disponible…). Si vous avez une demande particulière (par exemple, demande pour une visite d’embauche ou une visite périodique) ou que vous avez une contrainte spécifique (horaires, jours), contactez directement votre centre médical.
Si vous gérez plusieurs entités et que vous avez besoin de toutes les référencer, contactez le service Relations Entreprises (adherents@polesantetravail.fr) pour qu’un conseiller vous ouvre les droits.
Non, même si vous êtes dans le délai des 48h avant la visite prévue, vous ne pouvez pas remplacer votre salarié par un autre car les types de visite peuvent être différents et nécessiter des durées différentes. Seule l’assistante d’équipe pluridisciplinaire de votre centre médical peut éventuellement le faire si les deux profils de vos salariés sont compatibles et correspondent à un même type de visite.
Nous vous rappelons également que toute absence non prévenue au moins 48h avant est facturée : pensez bien à contacter votre centre pour prévenir de cette absence.
Vous ne pouvez pas modifier vous-même une adresse existante. Pour cela, vous devez contacter l’assistante d’équipe pluridisciplinaire de votre centre médical ; elle seule pourra la corriger.
Dès l’embauche d’un premier salarié, vous devez adhérer à un service de prévention et de santé au travail. Si vous dépendez de PÔLE SANTÉ TRAVAIL, vous pouvez adhérer en ligne ou contacter notre service Relations Entreprises.
Vous ne pouvez pas supprimer directement un compte Entreprise de votre portefeuille clients. Pour cela, vous devez vous rapprocher du service Relation Entreprises.
En tant qu’employeur, vous pouvez demander à votre salarié de vous fournir son attestation d’aptitude mais il n’est pas tenu de vous la transmettre.
RESPONSABILITÉS DE L'EMPLOYEUR
L’employeur a l’obligation d’organiser le suivi de santé de ses salariés et ce sans condition d’effectif.
Selon les articles L.4622-1 et L.4622-6 du Code du travail, l’employeur a l’obligation d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail et d’en supporter le coût. Pour cela, l’employeur a la possibilité de créer un service de prévention et de santé au travail autonome (au-delà de 500 salariés) ou d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail interentreprises (en deçà de 500 salariés).
L’employeur adhère à un service de prévention et de santé au travail géographiquement compétent.
Oui. L’employeur doit déclarer son effectif via le portail adhérent, ainsi qu’un ensemble de données nous permettant d’initier le suivi.
Pour vous accompagner dans cette démarche, vous pouvez contacter le Service Relation Entreprises de PÔLE SANTÉ TRAVAIL au 03 20 12 83 00
Chaque employeur est responsable d’initier le suivi de santé au travail pour son propre salarié.
Les dérogations qui permettaient d’initier un suivi pour l’ensemble des employeurs d’un même salarié ont été abrogées.
L’équipe pluridisciplinaire en santé au travail établit et met à jour une fiche d’entreprise sur laquelle figurent, notamment, les risques professionnels et les effectifs de salariés qui y sont exposés. Elle comprend également la préconisation de certaines mesures de prévention à mettre en œuvre dans l’entreprise.
La fiche d’entreprise est transmise à l’employeur et présentée au CSE en même temps que le bilan annuel.
Ce document est une aide à l’élaboration du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
Chaque examen composant le suivi de santé individuel est obligatoire. L’employeur doit s’assurer de l’organisation de ces examens et le salarié doit s’y soumettre.
La cotisation ne correspond pas à la facturation des actes réalisés en entreprise : elle couvre tous les moyens humains et matériels mis en œuvre par PÔLE SANTÉ TRAVAIL pour réaliser ses missions et proposer un service global à ses adhérents.
PÔLE SANTÉ TRAVAIL est une association de loi 1901 à but non lucratif dont l’objectif est d’optimiser l’ensemble de ses moyens, en équilibrant ses comptes, pour un meilleur service aux entreprises.
L’employeur déclare via le portail adhérent les risques auxquels sont exposés ses salariés – de cette déclaration, un type de suivi est défini.
Si le salarié est exposé à un ou plusieurs risques particuliers (R4624-23 Code du travail), un suivi individuel renforcé sera mis en place. A défaut, le salarié bénéficiera d’un suivi individuel simple.
Dans tous les cas, la périodicité est fixée par le médecin du travail en fonction de l’âge et de l’état de santé du salarié, de ses conditions de travail et des risques auxquels il est exposé.
Suivi individuel simple:
Le suivi débute par la réalisation d’une visite d’information et de prévention initiale. Cette visite est réalisée par un professionnel de santé et donne lieu à la délivrance d’une attestation de suivi. Pour les salariés bénéficiant de ce suivi, la notion d’aptitude disparait. Cette visite est réalisée dans un délai de 3 mois à compter de la prise de poste et est renouvelée tous les 5 ans. A l’issue de la visite, si celle-ci a été assurée par un professionnel de santé au travail autre que le médecin du travail, ce dernier pourra estimer nécessaire de revoir le salarié. Une convocation vous sera adressée à cet effet.
Suivi Individuel Renforcé:
Il débute par la réalisation d’un examen médical d’aptitude réalisé avant la prise de poste, par le médecin du travail.
Le travailleur affecté à un poste à risques bénéficie d’un renouvellement de cette visite, effectuée par le médecin du travail, selon une périodicité qu’il détermine et qui ne peut être supérieure à quatre ans. Une visite intermédiaire est effectuée par un professionnel de santé au plus tard deux ans après la visite avec le médecin du travail.
L’employeur est réglementairement tenu à une obligation de résultat en ce qui concerne la santé et sécurité de ses salariés.
Il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la préservation de la sécurité, de la santé physique et mentale des travailleurs via la mise en œuvre des principes généraux de prévention (L4121-1 Code du travail et L4121-2 Code du travail ) :
- des actions de prévention des risques professionnels ;
- des actions d’information et de formation ;
- d’une organisation et de moyens adaptés.
L’employeur est accompagné sur ces thématiques par le Service de Prévention et de Santé au Travail.
PASSAGE AU PER CAPITA - 1ER JANVIER 2023
Depuis le 1er janvier 2023, conformément à la loi (art. L.4622-6 du Code du travail modifié par la Loi du 2 août 2021), nous avons l’obligation de faire évoluer notre mode de calcul des cotisations. À cette date, la cotisation devra être proportionnelle au nombre de travailleurs suivis, chacun comptant pour un. Ce mode de calcul, appelé « per capita », conforte le principe d’une égalité de traitement dans le suivi de santé, quel que soit le temps de travail (temps plein ou partiel). L’Assemblée Générale de PÔLE SANTÉ TRAVAIL a en outre approuvé le principe d’une différence de tarifs selon le type de suivi effectué, en lien avec les risques professionnels déterminés : Suivi Individuel Simple (SIS), Suivi Individuel Renforcé (SIR), Suivi Individuel Adapté aux Travailleurs Handicapés (SIATH)…
Le nombre de salariés et l’intensité de leur suivi de santé au travail deviennent les déterminants de ce nouveau mode de calcul.
Pour accompagner ce changement, consultez notre Foire aux Questions :
L’expression Per Capita vient du latin et signifie « par tête ».
Au niveau de la facturation, elle désigne le fait que la cotisation sera proportionnelle au nombre de travailleurs suivis, chacun comptant pour un. Ce mode de calcul conforte le principe que le suivi de santé d’un salarié doit être le même, quel que soit son temps de travail (temps plein ou partiel). Le tarif sera différent uniquement en fonction du type de suivi établi, c’est-à-dire en fonction des risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés : Suivi Individuel Simple (SIS), Suivi Individuel Renforcé (SIR), Suivi Individuel Adapté aux Travailleurs Handicapés (SIATH)…
Ainsi, le nombre de salariés et l’intensité de leur suivi de santé au travail deviennent les déterminants de ce nouveau mode de calcul.
Parce que la loi nous y oblige. En effet, conformément à l’article L.4622-6 du Code du travail modifié par la Loi du 2 août 2021, la loi nous impose d’adapter notre mode de facturation. À partir du 1er janvier 2023, pour être en règle, PÔLE SANTÉ TRAVAIL doit donc faire évoluer son mode de calcul des cotisations des adhérents.
Jusqu’à présent, la cotisation était calculée sur la base d’un montant fixe par salarié et d’un montant variable assis sur la masse salariale limitée au Plafond Annuel de la Sécurité Sociale.
À partir du 1er janvier 2023, la cotisation sera proportionnelle au nombre de travailleurs suivis, chacun comptant pour un. Ce mode de calcul, appelé « per capita », conforte le principe que le suivi de santé d’un salarié doit être le même, quel que soit son temps de travail (temps plein ou partiel). Le tarif sera différent uniquement en fonction du type de suivi établi, c’est-à-dire en fonction des risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés : Suivi Individuel Simple (SIS), Suivi Individuel Renforcé (SIR), Suivi Individuel Adapté aux Travailleurs Handicapés (SIATH)…
Ainsi, le nombre de salariés et l’intensité de leur suivi de santé au travail deviennent les déterminants de ce nouveau mode de calcul.
Pour la majeure partie des entreprises, les tarifs approuvés en Assemblée Générale sont les suivants :
| TYPE DE SUIVI | Cotisation (HT) par salarié suivi |
| Suivi Individuel Simple à 5 ans (SIS) | 89 € |
| Suivi Individuel Simple à 3 ans (Travailleurs de nuit) | 129 € |
| Suivi Individuel Renforcé à 2 ans (SIR) | 152 € |
| Suivi Individuel Adapté Travailleurs Handicapés (SIATH) Tarif unique quelle que soit l’intensité du suivi | 89 € |
Comme prévu dans le règlement Intérieur de PÔLE SANTÉ TRAVAIL Métropole Nord, ce montant pourra être révisé chaque année après validation de l’Assemblée Générale.
Pour les entreprises de travail temporaire, la cotisation est fixée à 89 € HT par salarié intérimaire quel que soit le motif de la visite. La facturation à la visite sera réalisée mensuellement.
Entre le 20 décembre de l’année N et le 15 janvier de l’année N+1, vous allez faire une seule déclaration d’effectifs sur la base des effectifs présents au 31 décembre de l’année N. Cet effectif de base et les risques professionnels déclarés vont nous permettre d’établir le montant de cotisation initial.
Au 31 décembre de l’année N+1, un complément de facturation pourra être établi en fonction des éventuelles embauches (salarié présent plus de deux mois consécutifs ou non dans l’entreprise au cours de l’année).
Exemple :
Au 31 décembre 2023, l’entreprise Dupont va déclarer avoir embauché en cours d’année 3 salariés (2 SIS et 1 SIR), tous trois restés plus de 2 mois dans l’entreprise :
- Tarif SIS = 89 € HT – Tarif SIR = 152 € HT
- (2 x 89) + (1 x 152) = 330
Un complément de cotisation de 330 € HT lui sera facturé en janvier 2024.
Le fonctionnement des centres médicaux de PÔLE SANTÉ TRAVAIL est perturbé par un taux d’absentéisme élevé de salariés ne se présentant pas à leur convocation de visite. Ces absences non-signalées engendrent une désorganisation de nos plannings. À titre d’exemple, sur l’année 2021, l’absentéisme non-justifié a représenté l’équivalent de 20 000 visites que nous aurions pu proposer à d’autres salariés.
De ce fait, pour limiter cet absentéisme, notre Assemblée Générale a approuvé le principe de facturer en 2023, à raison de 80 € HT, les absences non signalées dans un délai de 48 heures avant le rendez-vous initialement planifié (hors week-ends et jours fériés).
Le montant annuel total de la cotisation 2023 sera calculé en fonction de deux éléments distincts :
- Effectif présent au 31/12/2022
- Nombre de salariés embauchés courant 2023 pour une durée de plus de 2 mois (consécutifs ou non).
Exemple :
Au 31 décembre 2022, l’entreprise Dupont va déclarer 26 salariés, 18 en SIS et 8 en SIR dont 1 reconnu travailleur handicapé.
- 18 salariés en SIS > 18 x 89 € = 1 602 € HT
- 7 salariés en SIR > 7 x 152 € = 1 064 € HT
- 1 salarié RQTH > 1 x 89 € = 89 € HT
TOTAL = 2 755 € HT
Dès qu’elle aura fait sa déclaration, l’entreprise Dupont connaîtra immédiatement le montant qui lui sera facturé au cours de l’année 2023 (soit dans le cas de notre exemple : 2 755 €HT).
En fonction de l’effectif qu’elle aura déclaré, le paiement pourra être mensuel (pour les entreprises de 100 salariés et +), trimestriel (pour les PME de 5 à 99 salariés) ou semestriel (pour les TPE de 1 à 4 salariés).
Cas des embauches en cours d’année
Au 31 décembre 2023, l’entreprise Dupont va déclarer avoir embauché en cours d’année 3 salariés, tous trois restés plus de 2 mois dans l’entreprise : 2 SIS et 1 SIR.
(2 x 89) + (1 x 152) = 330
Un complément de cotisation de 330 € HT lui sera facturé en janvier 2024.
La cotisation est calculée pour une prise en charge globale de la santé au travail pour l’entreprise. A ce titre, elle couvre l’ensemble des services suivants :
- la surveillance individuelle de vos salariés dont les différentes visites (embauche, reprise, pré-reprise…) et les examens complémentaires que pourrait prescrire le médecin du travail, que ce soit dans l’un de nos deux services de spécialités (à Lille ou à Roubaix) ou chez un spécialiste externe
- les conseils en prévention, la mise à disposition de documents et d’outils d’information, l’aide à l’évaluation des risques
- la mise en place d’actions concrètes de prévention adaptées à votre structure, votre organisation et ses contraintes : visites d’entreprises, aide à la rédaction de la Fiche entreprise ou à l’élaboration du document unique, participation aux réunions CSE/CSSCT, études de poste…
- la traçabilité des expositions professionnelles et la veille sanitaire
- la promotion de la santé sur le lieu de travail: vaccination, dépistage, sensibilisation aux bénéfices de la pratique sportive…
Grâce à votre cotisation, vous pouvez aussi accéder à nos modules E-learning, nos webinaires thématiques ou encore bénéficier des actions mises en place dans le cadre de partenariat (avec la Carsat, l’Institut Pasteur de Lille, le FASTT…).
En revanche, votre cotisation ne couvre pas les soins pouvant résulter de dépistages effectués par le médecin du travail, dans le cadre de son activité de prévention.
Comme actuellement, le paiement de la cotisation sera échelonné en fonction de la taille de l’entreprise et se faire de manière mensuelle, trimestrielle ou semestrielle :
| Taille de l’entreprise | Paiement |
| Entreprise de 1 à 4 salariés | Semestriel |
| Entreprise de 5 à 99 salariés | Trimestriel |
| Entreprise de 100 salariés et + | Mensuel |
Attention cas particulier 2023 : pour les entreprises qui paient mensuellement : à titre exceptionnel en 2023, les cotisations attendues pour janvier et février 2023 seront envoyées en même temps que la facture de mars. L’envoi des factures se fait systématiquement par mail. En parallèle, une copie sera toujours mise à votre disposition sur votre espace Adhérents.
Vous n’aurez plus qu’une seule déclaration annuelle, à effectuer sur votre Espace adhérent, entre le 20 décembre de l’année N et le 15 janvier de l’année N+1.
Pour la première année de mise en place (2023), c’est votre dernière déclaration périodique 2022 qui servira de base au calcul de votre cotisation 2023 (hors embauche à venir).
La cotisation annuelle sera facturée selon la périodicité suivante :
- Si adhérent semestriel (de 1 à 4 salariés) :
- Cotisation 1er semestre : facture émise le 15 juin2023, échéance le 10 juillet 2023
- Cotisation 2ème semestre : facture émise le 15 décembre 2023, échéance le 10 janvier 2023
- Si adhérent trimestriel (de 5 à 99 salariés)
- Cotisation 1er trimestre : facture émise le 25 mars 2023, échéance le 10 avril 2023
- Cotisation 2ème trimestre : facture émise le 15 juin 2023, échéance le 10 juillet 2023
- Cotisation 3ème trimestre : facture émise le 15 septembre 2023, échéance le 10 octobre 2023
- Cotisation 4ème trimestre : facture émise le 15 décembre 2023, échéance le 10 janvier 2024
- Si adhérent annuel (100 salariés et +) :
- Cotisations janvier, février et mars : factures émises le 25 mars 2023, échéance le 10 avril 2023
- Les cotisations suivantes seront facturées le 15 de chaque mois et payables le 10 du mois suivant
Les factures vous seront envoyées à l’adresse mail indiquée dans votre fiche entreprise du portail adhérent.
Si vous avez préalablement opté pour le prélèvement automatique, les mandats seront automatiquement reconduits et les montants prélevés à l’échéance.
Les embauches pour les salariés présents au moins 2 mois seront facturées en début d’année 2024 à la suite de votre déclaration d’effectifs annuelle. Toutefois, afin de tenir à jour la liste de vos effectifs et de leurs expositions, nous vous conseillons d’enregistrer régulièrement vos mouvements de personnel sur votre espace adhérent.
Comme c’est déjà le cas aujourd’hui, votre déclaration est à faire en ligne, sur le site : www.polesantetravail.fr, rubrique Espace adhérent.
Sur cet espace, vous pouvez :
- effectuer votre déclaration annuelle des effectifs (état nominatif) ;
- nous informer de chaque mouvement de personnel (arrivées, départs, changements de postes…) ;
- consulter votre compte personnel et éditer des copies de factures ou relevés ;
- mettre à jour les informations qui vous concernent et consulter vos informations d’entreprise : gestion de vos données administratives (adresse, téléphone, mail…), suivi et prise de vos rendez-vous…
La législation applicable depuis le 1er janvier 2017 précise qu’il est de la responsabilité de chaque employeur de déclarer tous leurs salariés ainsi que les risques auxquels ils sont soumis.
La cotisation ne correspond pas à la facturation des actes réalisés en entreprise : elle couvre tous les moyens humains et matériels mis en œuvre par PÔLE SANTÉ TRAVAIL pour réaliser ses missions et proposer un service global à ses adhérents.
PÔLE SANTÉ TRAVAIL est une association de loi 1901 à but non lucratif dont l’objectif est d’optimiser l’ensemble de ses moyens, en équilibrant ses comptes, pour un meilleur service aux entreprises.
Tous les salariés inscrits sur le registre du personnel doivent être déclarés, y compris donc les salariés à temps partiel, en arrêt maladie, en congés maternité / paternité / parental, en congés sans solde, en congés formation… Même si vous n’employez qu’un seul salarié à temps partiel, vous devez le déclarer et donc adhérer chez PÔLE SANTÉ TRAVAIL, via votre cotisation.
Lors de votre déclaration, vous devez lister avec attention les risques auxquels sont soumis vos salariés car ils vont définir la fréquence de leur suivi individuel !
Oui, tous les salariés qui font partie de l’effectif doivent être déclarés, y compris ceux qui sont en congés maternité/paternité. N’oubliez pas non plus de déclarer vos apprentis, vos salariés en arrêt maladie… En effet, des visites médicales de pré-reprises peuvent avoir lieu pendant l’arrêt à l’initiative du médecin traitant, du médecin conseil de la CPAM ou du salarié.
Ces visites permettent d’anticiper sur la capacité du salarié à reprendre son travail à l’échéance et de faciliter sa reprise.
Lors de la reprise de ces salariés, il faudra penser à demander une visite de reprise.
Tous ces rendez-vous sont compris dans votre cotisation.
Oui, tous les salariés qui font partie de l’effectif doivent être déclarés, y compris ceux qui sont en arrêt maladie. N’oubliez pas non plus de déclarer vos apprentis, vos salariés en congés maternité/paternité… En effet, des visites médicales de pré-reprises peuvent avoir lieu pendant l’arrêt à l’initiative du médecin traitant, du médecin conseil de la CPAM ou du salarié.
Ces visites permettent d’anticiper sur la capacité du salarié à reprendre son travail à l’échéance et de faciliter sa reprise.
Lors de la reprise de ces salariés, il faudra penser à demander une visite de reprise.
Tous ces rendez-vous sont compris dans votre cotisation.
Oui, l’apprenti bénéficie des mêmes droits que les salariés de l’entreprise, qu’il soit en CDD ou en CDI. Il doit donc être déclaré pour en bénéficier.
Non, les intérimaires sont salariés de l’agence d’emploi. C’est donc elle qui les déclare et leur fait bénéficier des visites médicales ou et de prévention nécessaires.
Le tarif est identique, car, selon le principe d’égalité de traitement, l’accès à la prévention doit être le même pour l’ensemble des salariés, peu importe leur temps de travail. Qu’il soit à temps partiel ou à temps plein, chaque salarié doit pouvoir bénéficier d’une prévention en santé au travail complète.
La surveillance individuelle renforcée concerne des salariés exposés à des risques particuliers. Le suivi de santé nécessite plus d’investigations et la réalisation d’examens complémentaires spécifiques. Les actions sur le terrain demandent également la mobilisation de spécialistes en toxicologie, ergonomie, etc. qui proposent des études de postes et des actions de prévention plus complexes au vu des risques.
C’est l’employeur qui doit déclarer les risques auxquels sont exposés ses salariés. Il engage donc sa responsabilité et sera tenu comme directement responsable en cas d’accident
Jusqu’à présent, votre cotisation était calculée sur la base d’un montant fixe par salarié et d’un montant variable selon la masse salariale de votre entreprise.
À compter du 1er janvier 2023, conformément à la loi (art. L.4622-6 du Code du travail modifié par la Loi du 2 août 2021), nous avons l’obligation de faire évoluer notre mode de calcul des cotisations. À cette date, la cotisation devra être proportionnelle au nombre de travailleurs suivis, chacun comptant pour un. Ce mode de calcul, appelé « per capita », conforte le principe d’une égalité de traitement dans le suivi de santé, quel que soit le temps de travail (temps plein ou partiel). L’Assemblée Générale de PÔLE SANTÉ TRAVAIL a en outre approuvé le principe d’une différence de tarifs selon le type de suivi effectué, en lien avec les risques professionnels déterminés : Suivi Individuel Simple (SIS), Suivi Individuel Renforcé (SIR), Suivi Individuel Adapté aux Travailleurs Handicapés (SIATH)…
En fonction de la typologie de votre entreprise, des risques auxquels sont exposés vos salariés…, votre cotisation peut donc évoluer :
- Hausse des cotisations :
Entreprises ayant une forte population à temps partiel ou faible rémunération (ex : services à la personne).
Vos salariés sont exposés à de nombreux risques. De ce fait, ils nécessitent un suivi médical plus important dont découle un coût supplémentaire.
- Baisse des cotisations :
Entreprises type Siège social, dans le tertiaire (ex : Siège en grande distribution ou banque).
En effet, la cotisation va baisser car elle ne fait plus référence au niveau de rémunération. Par ailleurs, comme vos salariés font l’objet d’un suivi individuel simple pour la plupart, ces deux critères cumulés ont une influence à la baisse sur votre cotisation.
Si après plusieurs relances de notre part, vous n’effectuez pas votre déclaration, nous serons contraints de déclencher le processus de suspension pouvant conduire à une radiation, tel que prévu dans notre règlement intérieur. Vos salariés ne seront donc plus couverts par notre service de Prévention et Santé au Travail. Or, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale d’organiser ou d’adhérer à un service de santé au travail, afin d’assurer le suivi individuel de l’état de santé de vos salariés (cf articles L.4622-1 et L.4622-6, du Code du travail).
Les visites à l’initiative des salariés sont nombreuses et toujours confidentielles vis-à-vis de l’employeur (elles leur permettent d’évoquer des problèmes de santé ou d’exposition à certains risques professionnels par exemple). Si un salarié non-couvert nous fait ce type de demande, nous ne pouvons le recevoir et nous sommes tenus de l’orienter vers l’Inspection du Travail pour qu’il puisse faire valoir ses droits. En cas de contrôle, vous serez donc tenu comme directement responsable et vous vous exposerez à des risques de sanction de la part de l’Inspection du Travail.
Par ailleurs, si par la suite, vous deviez de nouveau adhérer, les sommes restant dues à la date de radiation seront automatiquement reprises et vous seront facturées, ainsi que des frais de réintégration et de nouveaux droits d’entrée sur la base des effectifs inscrits.
PÔLE SANTÉ TRAVAIL se réserve également la possibilité de vous facturer des intérêts de retard au taux d’intérêt légal en vigueur auxquels s’ajoutera conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Si les frais réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification sera demandée au débiteur.
Le risque est grand car il s’agit d’une obligation réglementaire. Si le salarié demande une visite de sa propre initiative (et il en a parfaitement le droit, notamment pour évoquer des problèmes de santé ou d’exposition à certains risques professionnels), s’il n’est pas déclaré, le service de santé au travail ne pourra pas le recevoir et l’orientera vers l’Inspection du Travail pour faire valoir ses droits. Les visites à l’initiative des salariés sont nombreuses et souvent confidentielles vis-à-vis de l’employeur.
Si après plusieurs relances de notre part, vous n’avez toujours pas effectué votre déclaration, nous serons contraints de déclencher le processus de suspension pouvant conduire à une radiation, tel que prévu dans notre règlement intérieur. Vos salariés ne seront donc plus couverts par notre Service de Prévention et Santé au Travail. Or, nous nous permettons de vous rappeler qu’en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale d’organiser ou d’adhérer à un service de santé au travail, afin d’assurer le suivi individuel de l’état de santé de vos salariés (cf articles L.4622-1 et L.4622-6, du Code du travail).
Les visites à l’initiative des salariés sont nombreuses et toujours confidentielles vis à vis de l’employeur (elles leur permettent d’évoquer des problèmes de santé ou d’exposition à certains risques professionnels par exemple). Si un salarié non-couvert nous fait ce type de demande, nous ne pouvons le recevoir et nous sommes tenus de l’orienter vers l’Inspection du Travail pour qu’il puisse faire valoir ses droits. En cas de contrôle, vous serez donc tenu comme directement responsable et vous vous exposerez à des risques de sanction de la part de l’Inspection du Travail.
Par ailleurs, si par la suite, vous deviez de nouveau adhérer, les sommes restant dues à la date de radiation seront automatiquement reprises et vous seront facturées, ainsi que des frais de réintégration et de nouveaux droits d’entrée sur la base des effectifs inscrits.
PÔLE SANTÉ TRAVAIL se réserve également la possibilité de vous facturer des intérêts de retard au taux d’intérêt légal en vigueur auxquels s’ajoutera conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Si les frais réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification sera demandée au débiteur.
Si vous n’avez pas effectué votre déclaration dans le délai imparti, vous recevrez, début février 2023, un courrier de rappel de notre part vous indiquant que vous avez 15 jours pour régulariser votre situation sur votre « Espace Adhérent » en vous connectant via www.polesantetravail.fr
A l’issue du processus de relances, la radiation pourra être prononcée.
Le règlement intérieur est consultable sur www.polesantetravail.fr.
Si, après radiation, une entreprise souhaite adhérer à nouveau à l’association, elle devra payer, outre les sommes restant dues à la date de radiation, des frais de réintégration et de nouveaux droits d’entrée qui lui seront réclamés sur la base des effectifs inscrits.
PÔLE SANTÉ TRAVAIL se réserve également la possibilité de lui facturer des intérêts de retard au taux d’intérêt légal en vigueur auxquels s’ajoutera conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Si les frais réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification sera demandée au débiteur.