Foire aux questions

Tous les employeurs sont assujettis aux obligations liées à la santé au travail dès lors qu’ils emploient un salarié soumis au régime général de la sécurité sociale.

Tout établissement qui se situe sur notre secteur géographique et dont les salariés dépendent du régime général de la sécurité sociale.

Tout employeur dont le salarié détaché ou isolé travaille sur site ou réside sur notre secteur géographique (dans la limite d’une adhésion par service de prévention et de santé au travail de proximité).

Les travailleurs indépendants peuvent s’affilier au service de prévention et de santé au travail interentreprises de leur choix, afin de bénéficier d’une offre spécifique de services en matière de prévention des risques professionnels, de suivi individuel et de prévention de la désinsertion professionnelle.

Les chefs d’entreprises adhérentes à un service de prévention et de santé au travail interentreprises peuvent également bénéficier de l’offre de services proposée aux salariés.

Peut devenir membre adhérent :

• Tout employeur relevant du champ d’application de la Santé au travail définie dans le Code du travail, 4ème Partie, Livre VI, Titre II. Le chef d’entreprise, non salarié, peut intégrer l’effectif de
  l’entreprise déjà adhérente sans nouvelle adhésion 

Par ailleurs, peut devenir membre associé ou correspondant, toute personne morale ou physique pour
laquelle l’association intervient :

• Tout travailleur indépendant s’affiliant à l’association ;
• Toute collectivité décentralisée et tout établissement public ayant la personnalité juridique
  conventionnant avec celle-ci.

L’adhésion prend effet le lendemain du jour de la réception du règlement des droits d’entrée par PÔLE SANTÉ TRAVAIL sous réserve que l’adhésion en ligne soit complète.
L’adhésion n’est pas limitée dans le temps.

L’adhésion à un Service de Prévention et de Santé au Travail est obligatoire pour tout employeur ou entreprise, dès le premier salarié, quelles que soient la nature et la durée des contrats (Article D4622-22 du Code du Travail).

L’adhésion à PÔLE SANTÉ TRAVAIL s’effectue en ligne sur l’Espace adhérent.

L’adhésion prend effet le lendemain du jour de la réception du règlement des droits d’entrée par PÔLE SANTÉ TRAVAIL sous réserve que l’adhésion en ligne soit complète. L’adhésion n’est pas limitée dans le temps.

• Sa forme juridique et sa raison sociale
• Son numéro de SIRET indiqué sur votre extrait Kbis (substitué par le numéro URSSAF pour les employeurs particuliers)
• Son code NAF indiqué sur votre extrait Kbis
• Dans le cas d’une adhésion de proximité, la copie de la Fiche Entreprise de l’établissement principal et l’attestation sur l’honneur que les salariés concernés travaillent ou résident sur notre compétence géographique en spécifiant l’adresse du site pour les salariés détachés et la ville de résidence pour les salariés isolés ou itinérants.

• Leur nom de naissance et leur date de naissance
• Leur date d’entrée dans l’établissement
• Leur déclaration de situation qui définira leur suivi de santé au travail
• Leur poste de travail et leur code PCS (Profession et Catégorie Socioprofessionnelle)
  En savoir plus sur les Codes PCS
• Leur contrat de travail

• Vous n’êtes pas encore adhérent à notre service et vous allez nous solliciter pour plusieurs établissements : vous pouvez créer un compte “portefeuille ” et créer vos adhésions à partir de ce dernier.
• Vous êtes tiers déclarant, siège social, cabinet comptable : en passant par l’adhésion en ligne via votre compte portefeuille, certains champs seront déjà alimentés
• Vous êtes déjà adhérent : vous créez un nouvel établissement, une nouvelle adhésion est nécessaire pour celui-ci. L’adhésion à notre Service de Santé au Travail est lié au numéro SIRET.

Oui. Vous devez déclarer toute personne en contrat de travail dans votre entreprise. Seront prises en compte les embauches constatées pour tout contrat dépassant 31 jours, consécutifs ou non.

La déclaration doit prendre en compte les salariés, c’est-à-dire toute personne ayant un contrat de travail dans votre entreprise, quel que soit son temps de travail. Il s’agit donc bien des personnes physiques.

Oui, vous devez déclarer ce salarié et bien indiquer sa date de sortie des effectifs. Ainsi, il ne sera pas repris dans la facturation de l’année suivante.

Oui, tous les salariés qui font partie de l’effectif doivent être déclarés, y compris ceux qui sont en congé maternité, paternité ou parental. N’oubliez pas de déclarer vos apprentis, vos salariés en arrêt maladie… En effet, des visites médicales de pré-reprise peuvent être organisées pendant l’arrêt de travail à l’initiative du médecin du travail, du médecin traitant, du médecin conseil de la CPAM ou du salarié. Ces visites permettent de faciliter la reprise de votre salarié. 

Tout salarié déclaré via la DPAE vous est signalé sur votre Espace adhérent (sous réserve que ce salarié ait bien été rattaché à votre numéro de SIRET). Vous n’avez qu’à confirmer ou infirmer la présence de ce salarié dans votre entreprise. Hors DPAE, vous pouvez également ajouter manuellement un salarié à tout moment dans la liste de votre personnel sur votre Espace adhérent.

Si votre entreprise a moins de 50 salariés : les modifications doivent être faites au cas par cas.

Si votre entreprise a plus de 50 salariés : vous avez la possibilité d’accéder à un tableur Excel qui répertorie les différents postes. Il est donc plus facile de faire des modifications en masse.

Oui, vous pouvez souscrire à l’offre optionnelle NOA au moment de votre déclaration d’effectif courant janvier et réaliser votre DUERP plus tard. Dans ce cas, au moment de votre déclaration, il vous suffit de cocher la case correspondante.

Oui, dans votre Espace adhérent vous avez la possibilité de désigner plusieurs administrateurs et de leur attribuer des droits, selon les fonctions et compétences de chacun.

Il est possible d’avoir :

• un administrateur qui déclare les effectifs : en interne ou par délégation, en externe comme un cabinet comptable
• et un autre administrateur qui rédige le DUERP.

En plus, grâce à NOA, ces deux étapes peuvent être distinctes dans le temps :

• La déclaration des effectifs doit obligatoirement être faite pour le 31 janvier dernier délai.
• La rédaction du DUERP peut être faite en janvier ou plus tard dans l’année : il vous suffit de cocher la case correspondante lors de la souscription à l’offre.

Oui. Vous avez plusieurs possibilités :

• Soit vous les cochez un par un
• Soit vous cochez directement à côté du nombre de salariés si tous vos salariés sont concernés
• Soit vous faites une recherche par poste par exemple, et vous cochez les salariés concerné

NON : il n’est pas possible de déclarer l’ensemble des risques. Trois types de risques vous sont suggérés :

• Des risques suggérés en lien avec votre code NAF à décliner ou à ajouter
• Des risques suggérés en lien avec votre Fiche Entreprise
• Des risques complémentaires que vous souhaitez faire apparaître

Dans votre Espace adhérent, vous devez renseigner deux types d’interlocuteurs :

• Les utilisateurs qui sont des personnes qui pourront directement intervenir en écriture sur votre Espace adhérent, selon le rôle attribué. Ils ont accès à tout ou partie de l’Espace adhérent.

• Les contacts qui sont des personnes complémentaires, dont les coordonnées sont données à titre informatif. Elles n’ont pas accès à l’Espace adhérent et à son contenu.

4 catégories de contacts ont été identifiées :

• 1 contact obligatoire : le représentant légal
• 3 contacts facultatifs : le représentant du CSE, le représentant du CSSCT, le représentant prévention

Tant que vous n’aurez pas finalisé votre déclaration d’effectif, vous ne pourrez pas accéder aux fonctionnalités de votre Espace adhérent. Pour que votre déclaration soit complète, il est important que :

• vous y précisiez les risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés et le type de suivi demandé (simple, adapté, renforcé), ce qui nous permettra de mettre en œuvre leur suivi individuel de santé au travail et vous aidera à établir votre plan d’actions de prévention 
• vous y signaliez nominativement vos mouvements de personnels (entrées / sorties) intervenus l’année précédente 
• vous vérifiiez bien la situation des salariés inscrits dans votre entreprise au 1^er janvier de façon à déterminer le montant de votre cotisation annuelle.

Vous pouvez souscrire en complément à l’option NOA, qui vous aide à rédiger votre DUERP et à établir votre plan de prévention.

Si vous êtes dirigeant non-salarié : vous pouvez être déclaré dans les effectifs pour bénéficier vous aussi d’un suivi individuel (tarif SIS / SIR /SIA selon votre situation). L’offre intègre la visite médicale, la prévention de vos risques professionnels et l’accès exclusif au dispositif Amarok, un outil d’auto-évaluation de votre santé globale. Anonyme et pensé pour les dirigeants et chefs d’entreprise, il vous permet de bénéficier, si besoin, de conseils et/ou d’une écoute adaptée par des professionnels de santé.

Grâce à NOA, vous pouvez en tant que cabinet comptable gérer la déclaration d’effectif de votre client et lui laisser la main pour la rédaction de son DUERP. Ces deux étapes peuvent être distinctes ; il vous suffit de cocher la case correspondante lors de la souscription à l’offre.

Votre client peut aussi souscrire à NOA en cours d’année, via son espace adhérent.

Oui. Si vous êtes dirigeant non-salarié et que vous vous déclarez dans vos effectifs, vous paierez une cotisation correspondant à votre situation :

• 94,80 €HT si vous demandez un suivi individuel simple à 5 ans
• 162,60 €HT si vous demandez un suivi renforcé simple à 3 ans

Ce suivi intègre :

• l’offre socle et inclut la visite médicale, la prévention de vos risques professionnels
• et l’accès exclusif au dispositif Amarok, un outil d’auto-évaluation de votre santé globale. Anonyme et pensé pour les dirigeants et chefs d’entreprise, il vous permet de bénéficier, si besoin, de conseils et/ou d’une écoute adaptée par des professionnels de santé.

Il est obligatoire de déclarer le dirigeant dans les « contacts » (champ obligatoire qui doit être complété) car nous avons besoin d’avoir ses coordonnées pour certaines correspondances.

Il est facultatif de déclarer le dirigeant dans les effectifs de l’entreprise.

Depuis janvier 2025, le dirigeant non-salarié peut aussi bénéficier d’un suivi de prévention s’il le souhaite (option facultative), qui comprend, dans l’offre proposée par PÔLE SANTÉ TRAVAIL, la visite médicale, la prévention de ses risques professionnels et un accès exclusif au dispositif Amarok, un outil d’auto-évaluation de sa santé globale.

Pour accéder à cette offre, il doit donc être déclaré dans les effectifs de l’entreprise et s’acquitter d’une cotisation correspondant à sa situation (94,80 €HT pour un suivi individuel simple à 5 ans ; 162,60 €HT pour un suivi renforcé simple à 3 ans).

NB : le dispositif dédié au dirigeant non-salarié étant entrée en vigueur en 2025, le dirigeant non-salarié doit indiquer le 1^er janvier 2025 comme date d’entrée dans l’entreprise.

L’offre socle est réservée aux adhérents de PÔLE SANTÉ TRAVAIL, c’est-à-dire aux dirigeants non-salariés et/ou à leurs salariés suivis par nos équipes santé travail.

L’offre spécifique est exclusivement réservée aux dirigeants non-salariés qui n’ont pas de salariés (exemple : un consultant à son compte).

Depuis le 1^er janvier 2025, le suivi de santé des salariés employés par des particuliers employeurs est confié au Service de Prévention et de Santé au Travail National (SPSTN), qui a été créé à l’initiative de la branche du secteur des particuliers employeurs et emploi à domicile. PÔLE SANTÉ TRAVAIL ne peut donc plus vous compter parmi ses adhérents directs.

Vous ne devez donc plus déclarer vos salariés à domicile auprès de PÔLE SANTÉ TRAVAIL.

Désormais, quand vous déclarerez le salaire de votre employé à domicile sur le site du CESU ou de Pajemploi, vous donnerez mandat à l’Association Paritaire Nationale d’Information et d’Innovation (APNI) à adhérer en votre nom et pour votre compte au Service de Prévention et de Santé au Travail National (SPSTN). L’APNI se chargera ainsi :

• d’organiser la mise en œuvre de la prévention des risques professionnels et du suivi de l’état de santé de chacun de vos salariés ;
• d’assurer la prise en charge des frais occasionnés par chacun de vos salariés pour le temps passé aux visites et aux éventuels examens complémentaires prescrits par le service de prévention et de santé au travail.

C’est ensuite le SPSTN qui organisera les visites médicales de votre salarié. Vous pouvez dès à présent contacter le SPSTN afin d’organiser la continuité du suivi médical de votre salarié à domicile ; un dispositif de conseil et d’accompagnement est également à votre disposition (plus d’informations sur : www.spstn.org ou par téléphone au 0 986 865 865).

Oui. Les salariés intérimaires doivent être déclarés sur l’Espace adhérent.  

Bon à savoir
Il existe 2 numéros adhérents distincts :

• Un numéro pour déclarer les salariés intérimaires
  
• Un second numéro pour déclarer les salariés intérimaires en CDII (contrat à durée indéterminée intérimaire). Ce numéro est identique au numéro adhérent du personnel permanent. 

Vous devez déclarer l’ensemble de vos salariés (toute personne ayant un contrat de travail en cours, même suspendu, comme les personnes en congés maternité par exemple).

Les salariés intérimaires font l’objet d’une facturation à l’acte (numéro adhérent personnel intérimaire). Vous recevrez donc une facture distincte.

L’employeur peut demander par tout moyen à ses salariés s’ils sont en contrat avec d’autres employeurs. Dans ce cas, il doit recueillir différentes informations : raison sociale des autres employeurs, type d’emploi occupé, responsable à contacter… 

Ces informations sont ensuite à transmettre à PÔLE SANTÉ TRAVAIL. Elles lui sont indispensables pour pouvoir déterminer si le salarié remplit les 3 conditions pour être considéré comme étant multi-employeur :

• le salarié doit être lié simultanément par au moins deux contrats de travail (en CDD ou CDI)
• les emplois doivent relever de la même catégorie socioprofessionnelle (selon la nomenclature : liste des codes PCS-ESE)
• le type de suivi individuel de l’état de santé du salarié doit être identique pour tous les postes occupés (SIS / SIR / SIA).

Si ces trois conditions sont réunies, c’est l’employeur principal qui assurera la demande de visite permettant le suivi de l’état de santé du salarié multi-employeurs. 

Est considéré comme « employeur principal » celui avec lequel le salarié entretient la relation la plus ancienne (= date de signature de contrat la plus ancienne). Si deux employeurs ont contractualisé strictement à la même date avec le salarié, c’est celui qui propose la durée contractuelle de travail la plus importante qui est alors considéré comme « employeur principal ». 

Si PÔLE SANTÉ TRAVAIL est le service de prévention et de santé au travail de l’employeur principal, alors il sera chargé d’organiser la visite du suivi mutualisé de l’état de santé des salariés concernés, selon les règles en vigueur. 

Lors de la déclaration annuelle des effectifs, le salarié multi-employeurs doit être déclaré par chacun de ses employeurs. Seront pris en compte pour le calcul de la cotisation, tous les salariés multi-employeurs au 31 janvier de l’année en cours, comme le précise l’article D4624-65 du décret du 30 juin 2023. 

La facture initiale est établie automatiquement par personne physique sur la base de la déclaration initiale.  

L’employeur concerné a ensuite jusqu’au 28 février de chaque année pour déclarer les salariés concernés par le suivi mutualisé. À cette date, PÔLE SANTÉ TRAVAIL a connaissance des autres employeurs actifs pour leur adresser des avoirs permettant cette répartition de la cotisation à parts égales. En cas de dépassement de cette date, PÔLE SANTÉ TRAVAIL émet un avoir au nom des employeurs dont il a connaissance, l’employeur non connu devra s’acquitter de sa cotisation totale. 

Des avoirs répartissant la cotisation à parts égales (sans référence au temps de travail réel) entre les multi-employeurs identifiés seront émis après vérification de la recevabilité de cette déclaration. 

Oui. L’évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l’employeur et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés. Dans ce cadre, le DUERP est obligatoire pour toute entreprise, dès l’embauche du premier salarié. Ce document consigne le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels sont/peuvent être exposés les salariés.

Oui. Le DUERP est obligatoire dès l’embauche du premier salarié.

Le DUERP est avant tout une démarche de prévention primaire ; il est donc important d’évaluer l’ensemble des risques professionnels auxquels est exposé tout salarié de votre entreprise, pour sa santé et sa sécurité.

Cet espace vous donnera une meilleure visibilité sur le nombre et le statut des visites de vos salariés, dans le respect du secret médical. Il vous donnera également accès à des statistiques RH/Santé Travail qui permettront de mieux piloter le plan de prévention des risques professionnels de votre l’entreprise.

Tout employeur de 11 salariés et plus doit mettre son DUERP à jour au moins une fois par an et le transmettre à son service de santé au travail interentreprise.

Les employeurs de moins de 11 salariés ne sont pas soumis à cette obligation annuelle sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs.

PÔLE SANTÉ TRAVAIL vous propose NOA, une solution en ligne optionnelle qui facilite la rédaction de votre DUERP, la transmission de ce document à nos équipes et son archivage. N’hésitez pas à y souscrire !

L’employeur doit conserver son DUERP et les versions antérieures au minimum 40 ans. Il doit également le tenir à la disposition de ses salariés – actuels et anciens – ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès.

NOA, la solution en ligne que nous vous proposons, garantit la conservation et la mise à disposition du DUERP conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.

Oui. L’employeur doit conserver son DUERP et les versions antérieures au minimum 40 ans. Il doit également le tenir à la disposition de ses salariés – actuels et anciens – ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès.

NOA, la solution en ligne que nous vous proposons, garantit la conservation et la mise à disposition du document unique conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.

L’équipe de santé au travail établit et met à jour une fiche d’entreprise sur laquelle figurent, notamment, les risques professionnels et les effectifs de salariés qui y sont exposés. Elle comprend également la préconisation de certaines mesures de prévention à mettre en œuvre dans l’entreprise.

La fiche d’entreprise est transmise à l’employeur et présentée au CSE en même temps que le bilan annuel.
Ce document est une aide à l’élaboration du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

« NOA », notre nouvelle solution en ligne, est un outil complémentaire que vous propose PÔLE SANTÉ TRAVAIL. Intégrée au parcours de déclaration, elle vous permet d’évaluer plus simplement vos risques professionnels, facilite la rédaction de votre Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels et vous aide à élaborer votre plan de prévention.

Vous êtes accompagné tout au long de ces démarches via des suggestions, des exemples…

Grâce à NOA, vous obtenez un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels qui est :

• conforme aux réglementations en vigueur car l’outil intègre les nouveautés réglementaires
• respectueux des règles RGPD
• archivé en toute sécurité pendant 40 ans au format numérique dans votre espace Adhérent
• personnalisé grâce aux modèles de risques préalablement identifiés en fonction de votre secteur d’activité
• complet grâce aux suggestions de risques et d’actions de prévention associées
• consultable par toutes les personnes autorisées (co-gérant, RH, experts-comptables, HSE…), ce qui facilite le travail en équipe et la transmission des bonnes informations
• évolutif grâce à l’espace de dialogue partagé avec votre équipe santé travail qui peut laisser des commentaires, des conseils complémentaires…
• mis à jour en temps réelavec la reprise et l’archivage de toutes les modifications et versions précédentes facilitant ainsi la gestion des mises à jour annuelles
• accessible directement à votre équipe santé travail qui peut ainsi facilement consulter les mises à jour ou modifications effectuées, vous conseiller et adapter si nécessaire sur votre plan de prévention, mettre à jour votre fiche d’entreprise
• corrélé aux mises à jour faites dans votre Fiche Entreprise par votre équipe santé travail, ce qui vous permet de mieux piloter votre plan de prévention.

Non. NOA est une offre complémentaire que vous propose PÔLE SANTÉ TRAVAIL. En revanche, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale d’évaluer vos risques professionnels, de rédiger votre DUERP et d’établir votre plan de prévention. NOA est une solution en ligne qui vous accompagne pas à pas pour y répondre.

Elle vous permet d’obtenir un DUERP conforme et personnalisé, ainsi que de bâtir un plan de prévention adapté à votre entreprise. En plus, votre équipe santé travail y a directement accès via l’espace partagé. Plus besoin de le lui envoyer en cas de mise à jour…

L’offre complémentaire NOA, qui vous permet d’évaluer vos risques professionnels, de rédiger votre DUERP et d’établir votre plan de prévention, est à 150€ / an / établissement.

Oui. Vous pouvez souscrire en cours d’année à NOA. Nous conseillons de l’activer au moment de la déclaration d’effectif car les étapes de rédaction au DUERP sont complètement intégrées au parcours de déclaration. Vous gérez donc la globalité en début d’année.

Oui , vous pouvez souscrire en cours d’année à NOA, notre solution en ligne d’aide au DUERP. Nous conseillons de l’activer au moment de la déclaration d’effectif car les étapes de rédaction au DUERP sont complètement intégrées au parcours de déclaration. Vous gérez donc la globalité en début d’année.

Oui, à la fin de votre évaluation des risques, l’ensemble des données renseignées sont mises en page dans un document en version PDF. Vous pouvez donc facilement l’exporter. Il reste par ailleurs archivé, ainsi que ses versions antérieures, dans votre Espace adhérent où votre équipe santé travail peut facilement le consulter.

Oui, même si vous ne souscrivez pas à NOA, vous pouvez finaliser votre déclaration.

NOA est une offre complémentaire qui vous aide à évaluer vos risques et élaborer votre plan de prévention. Vous n’êtes pas obligé d’y souscrire mais vous avez l’obligation de rédiger votre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et de nous l’envoyer.

NOA est une offre complémentaire, donc non-obligatoire. Cependant, comme elle est intégrée dans votre Espace adhérent, cette solution en ligne facilite le suivi de santé de vos salariés. Son coût (150€ HT / an / établissement) est souvent plus attractif que le recours à un cabinet de consultant externe, pour un résultat plus en adéquation avec vos actions et votre plan de prévention.

Oui, c’est l’avantage de la solution en ligne NOA : elle vous permet simplement de répondre à vos obligations légales. En effet, la loi impose aux employeurs d’envoyer leur DUERP à leur Service de Prévention et Santé Travail Interentreprise. Avec NOA, votre équipe santé travail a accès directement à vos documents de prévention (version en cours et versions antérieures), donc plus besoin de les lui envoyer. Elle peut ainsi plus facilement vous conseiller sur vos actions et votre plan de prévention, vous suggérer des risques qu’elle aurait repérés lors d’une vision en entreprise…

Toutes les données que vous avez entrées initialement pour rédiger votre DUERP sont conservées. Il n’y a donc plus qu’à les mettre à jour, ce qui vous fait gagner un temps de saisie informatique considérable. En plus, NOA bénéficie de différentes fonctionnalités qui allègent vos démarches administratives : par exemple, les modifications du personnel ou de conditions de travail sont automatiquement intégrées.

NOA archive également les anciennes versions de votre DUERP et les stocke sur un espace sécurisé. Vous avez  facilement accès à tout l’historique.

Chat GPT va vous proposer une analyse subjective des risques professionnels qui peuvent vous concerner. Il ne va pas prendre en compte les interactions ou les actions menées par nos équipes. Les propositions qu’il va vous faire seront donc déconnectées de la réalité de votre entreprise. En plus, une fois les propositions faites sous forme de notes, vous devrez tout ressaisir dans votre DUERP. Vous allez perdre un temps considérable.

Enfin, si vous utilisez une intelligence artificielle générative type Chat GPT, toutes les données concernant votre entreprise que vous allez transmettre à l’IA vont tomber dans le domaine public et donc être accessibles très facilement.

Alors qu’avec NOA, les risques sont pré-repérés grâce à votre code NAF, aux données rentrées par nos équipes, aux mises à jour rentrées par vos équipes… Vous gagnez un temps de réflexion et un temps de saisie administrative important. Par ailleurs, NOA répond aux normes réglementaires et intègre tous les attendus auxquels vous devez répondre. Ce qui ne sera pas le cas d’une proposition via Chat GPT.

La sécurité de vos données est notre priorité. NOA utilise des protocoles de sécurité avancés pour protéger vos informations sensibles. Toutes les données sont stockées de manière sécurisée et les accès sont strictement contrôlés. De plus, chaque version du DUERP est archivée pendant 40 ans, garantissant une traçabilité complète et une conformité aux exigences légales en matière de conservation des documents.

C’est justement parce que nous avons conscience que votre temps est limité que nous vous proposons NOA pour répondre à vos obligations réglementaires.

En effet, NOA est un outil de prévention qui vous aide à identifier rapidement vos risques professionnels, notamment grâce aux risques déjà identifiés dans votre secteur d’activité, lors des visites de nos équipes… Vous n’avez plus qu’à cliquer sur les suggestions que vous souhaitez suivre.

En fonction, l’outil va aussi vous proposer des actions de prévention cohérentes à mettre en place… Autre avantage, il tient compte des mises à jour que vous faites dans votre espace Adhérent, sur vos entrées/sorties de salariés, les modifications liées à votre organisation ou des actions de prévention déjà réalisées par exemple.

La cotisation annuelle à PÔLE SANTÉ TRAVAIL comprend deux volets :

• La cotisation périodique résultant des effectifs présents au 1^er janvier renseignés par votre déclaration annuelle d’effectif. Celle-ci est fractionnée (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) selon l’effectif déclaré. Ainsi, une facture émise pour le 4^ème trimestre reprend cet effectif de début d’année qui a pu évoluer entre temps.
• La facturation mensuelle des salariés embauchés en cours d’année pour tout contrat dépassant 31 jours, consécutifs ou non. Veillez à bien renseigner les dates de sortie des salariés dans votre Espace adhérent.

Dans votre Espace adhérent, il faut dans ce cas enregistrer le siège comme adresse de facturation. Les documents lui parviendront directement.

La cotisation annuelle à PÔLE SANTÉ TRAVAIL comprend deux volets :

• La cotisation périodique résultant des effectifs présents au 1^er janvier renseignés par votre déclaration annuelle d’effectif. Celle-ci est fractionnée (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) selon l’effectif déclaré. Ainsi, une facture émise pour le 4^ème trimestre reprend cet effectif de début d’année qui a pu évoluer entre temps.
• La facturation mensuelle des salariés embauchés en cours d’année pour tout contrat dépassant 31 jours, consécutifs ou non. Veillez à bien renseigner les dates de sortie des salariés dans votre Espace adhérent.

Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à joindre votre conseiller Relations Entreprises à l’adresse relationsentreprises@polesantetravail.fr, il reprendra contact avec vous pour faire le point.

La fréquence de facturation est déterminée en fonction du nombre de salariés de l’entreprise :

• De 1 à 4 salariés : facture annuelle émise et envoyée par mail (adresse de facturation / d’envoi de factures si existante ou adresse principale) dans les jours suivants la déclaration
• De 5 à 99 salariés : factures trimestrielles aux échéances suivantes : 10 avril, 10 juillet, 10 octobre, 10 janvier N+1
• Au-delà de 99 salariés : factures mensuelles (10 de chaque mois)

Une fois votre déclaration terminée, le montant provisionnel de votre cotisation sera affiché dans votre Espace adhérent. La facture sera envoyée par mail dans les jours suivants.

Les embauches que vous réaliserez et déclarerez en cours d’année feront l’objet d’une facturation mensuelle. Cela vous permettra d’avoir une plus grande visibilité au fil de l’eau et nous permettra d’avoir une meilleure vision des effectifs que nous suivons. Seront prises en compte les embauches constatées pour tout contrat dépassant 31 jours, consécutifs ou non.

Veillez à bien renseigner les dates de sortie des salariés dans votre Espace adhérent.

Toute personne embauchée en cours d’année doit être déclarée le plus rapidement possible pour qu’elle puisse bénéficier de son suivi de santé par nos équipes. En cas d’oubli, vous pouvez mettre à jour votre liste d’effectif lors de votre déclaration d’effectif.

Si votre salarié a définitivement quitté l’entreprise avant le 32^ème jour, renseignez la date de sortie du salarié concerné et contactez le service cotisations pour obtenir un avoir correspondant au montant de la facturation.

L’employeur peut demander par tout moyen à ses salariés s’ils sont en contrat avec d’autres employeurs. Dans ce cas, il doit recueillir différentes informations : raison sociale des autres employeurs, type d’emploi occupé, responsable à contacter… 

Ces informations sont ensuite à transmettre à PÔLE SANTÉ TRAVAIL. Elles lui sont indispensables pour pouvoir déterminer si le salarié remplit les 3 conditions pour être considéré comme étant multi-employeur :

• le salarié doit être lié simultanément par au moins deux contrats de travail (en CDD ou CDI)
• les emplois doivent relever de la même catégorie socioprofessionnelle (selon la nomenclature : liste des codes PCS-ESE)
• le type de suivi individuel de l’état de santé du salarié doit être identique pour tous les postes occupés (SIS / SIR / SIA).

Si ces trois conditions sont réunies, c’est l’employeur principal qui assurera la demande de visite permettant le suivi de l’état de santé du salarié multi-employeurs. 

Est considéré comme « employeur principal » celui avec lequel le salarié entretient la relation la plus ancienne (= date de signature de contrat la plus ancienne). Si deux employeurs ont contractualisé strictement à la même date avec le salarié, c’est celui qui propose la durée contractuelle de travail la plus importante qui est alors considéré comme « employeur principal ». 

Si PÔLE SANTÉ TRAVAIL est le service de prévention et de santé au travail de l’employeur principal, alors il sera chargé d’organiser la visite du suivi mutualisé de l’état de santé des salariés concernés, selon les règles en vigueur. 

Lors de la déclaration annuelle des effectifs, le salarié multi-employeurs doit être déclaré par chacun de ses employeurs. Seront pris en compte pour le calcul de la cotisation, tous les salariés multi-employeurs au 31 janvier de l’année en cours, comme le précise l’article D4624-65 du décret du 30 juin 2023. 

La facture initiale est établie automatiquement par personne physique sur la base de la déclaration initiale.  

L’employeur concerné a ensuite jusqu’au 28 février de chaque année pour déclarer les salariés concernés par le suivi mutualisé. À cette date, PÔLE SANTÉ TRAVAIL a connaissance des autres employeurs actifs pour leur adresser des avoirs permettant cette répartition de la cotisation à parts égales. En cas de dépassement de cette date, PÔLE SANTÉ TRAVAIL émet un avoir au nom des employeurs dont il a connaissance, l’employeur non connu devra s’acquitter de sa cotisation totale. 

Des avoirs répartissant la cotisation à parts égales (sans référence au temps de travail réel) entre les multi-employeurs identifiés seront émis après vérification de la recevabilité de cette déclaration. 

Chaque adhérent à PÔLE SANTÉ TRAVAIL bénéficie d’un  « Espace adhérent » qui présente plusieurs avantages :

+ ACCESSIBLE :

• Une mise en forme plus ergonomique et intuitive
• Le parcours d’adhésion et de déclaration en ligne, avec la possibilité de passer la main à un autre utilisateur selon l’étape du parcours
• Une gestion des droits d’utilisateurs selon différents profils (Administrateur, Facturation, Déclaration, Convocation…)
• La déclaration des effectifs et des expositions aux risques simplifiée et possible toute l’année.

+ COMPLET :

• La reprise des informations de votre entreprise, avec la mise à jour en temps réel de la liste de votre effectif ; les erreurs, incohérences ou doublons vous sont automatiquement signalés
• Une partie « Déclaration annuelle » avec la situation comptable de l’entreprise
• Les informations liées aux moyens de paiement
• La gestion des convocations des salariés aux visites.

+ PRATIQUE :

• Une saisie unique : reprise automatique des informations inscrites dans la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• La gestion automatique des demandes de rendez-vous pour les visites initiales et périodiques
• La possibilité de sélectionner un compte précis pour les adhérents multi-comptes et les cabinets comptables
• Un accompagnement des utilisateurs : centre d’aide, Foire aux questions, contacts…

+ SÉCURISÉ :

• Une connexion à l’Espace adhérent via le site internet de Pôle Santé Travail, sans gestion de mot de passe (utilisation d’un code de connexion temporaire)
• Des notifications signalant l’envoi de documents (pas de pièce jointe directe pour garantir la sécurité des échanges)
• Un logiciel certifié Hébergeur de Données de Santé et ISO 27001 pour la sécurité des données.

+ ANALYTIQUE :

• Des statistiques de santé au travail de l’entreprise : nombre de visites réalisées, à venir… et des tableaux de bord généraux sur l’effectif (pyramide des âges, contrats de travail, ancienneté…)
• Décompte de la facturation, avec possibilité d’acquitter ses factures ou de modifier son moyen de paiement

PÔLE SANTÉ TRAVAIL met à votre disposition un espace plus opérationnel et plus accessible, qui diminuera et simplifiera vos démarches administratives, notamment pour :

• la déclaration de vos effectifs
• l’identification des situations de travail et des risques associés
• l’accès au planning des visites réalisées et des visites à venir
• l’accès aux convocations de vos salariés
• l’accès en temps réel aux attestations de suivi et aux fiches d’aptitude
• la mise à disposition des documents réglementaires ou comptables…

Cet espace vous donnera une meilleure visibilité sur le nombre et le statut des visites de vos salariés, dans le respect du secret médical. Il vous donnera également accès à des statistiques RH/Santé Travail qui permettront de mieux piloter le plan de prévention des risques professionnels de votre l’entreprise.

Sur le site internet www.polesantetravail.fr, cliquez sur Mon Espace puis sur Espace adhérent en haut à droite.
Ou cliquez directement ici : Espace adhérent

Entrez votre adresse mail puis sur cliquez sur Envoyer pour recevoir par mail le code d’accès à usage unique :

• Sur votre nouvel Espace adhérent, il n’y a plus de mot de passe. Un code à usage unique vous est envoyé par mail à chaque connexion.
• Il est nécessaire de disposer de la dernière version pour votre navigateur internet Chrome / Safari / Mozilla / Edge.
• Vérifiez toujours vos spams/mails indésirables

Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter et que vous avez reçu un message vous informant que votre mail n’est pas reconnu, c’est que vous n’avez de compte lié à votre adresse mail. Dans ce cas, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle vous ouvre un compte.

Nous avons fait le choix d’une plateforme respectant sans compromis la protection de vos données personnelles. L’éditeur du logiciel que nous avons retenu est certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) , ISO 27001 et ISO 27701 pour la sécurité des données. Ces certifications sont les références en matière de système de management de la sécurisation des données informatiques dans le monde. Elle s’adresse à toutes les entreprises qui gèrent des données sensibles, comme les données de santé.

Si l’utilisateur administrateur n’est pas le bon (il ne fait plus partie de l’entreprise, erreur de saisie…), 3 cas de figure :

• Il n’y a pas d’autre contact administrateur enregistré :

Dans ce cas, il faut envoyer un mail au service Relations Entreprises à l’adresse relationsentreprises@polesantetravail.fr indiquant les nom/prénom/email/numéro de téléphone du nouveau contact administrateur. Dès réception du mail, le Service Relations Entreprises fera la modification et le nouveau contact administrateur recevra une notification lui confirmant son accès

• Il y a d’autres contacts administrateurs renseignés et présents dans l’entreprise :

Dans ce cas, rapprochez-vous de l’un d’eux pour qu’il vous crée un accès

• Un utilisateur (autre que l’administrateur) n’a pas été créée ou souhaite modifier les droits d’accès :

Dans ce cas, il faut vous rapprocher de l’utilisateur principal de votre entreprise (personne ayant le compte administrateur). Seule cette personne a les droits d’accès pour créer / modifier les accès.

Sur votre espace adhérent vous pourrez retrouver tous les documents liés à la visite des salariés.

Pour y accéder
Connectez-vous à votre Espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite.

Renseignez votre adresse mail puis cliquez sur « Envoyer » pour recevoir le code d’accès à usage unique. Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mes convocations & visites » :

Effectuez la recherche via le nom du salarié puis :

• Sous le bloc « Consultation » : retrouverez les convocations à télécharger (icône téléchargement) que vous pouvez également transférer directement à votre salarié en cliquant sur l’icône flèche
• Sous le bloc « Attestation » : visualisez et téléchargez l’attestation de visite

Si vous ne voyez pas les icônes « Consultation » / « Attestation », c’est que vous ne disposez pas des droits suffisants pour y accéder. Dans ce cas rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle modifie vos droits (Bloc « mon entreprise » / onglet « utilisateurs »).

Vous souhaitez annuler un rendez-vous de visite de suivi médical. Pour rappel, l’annulation de rendez-vous en ligne est possible jusqu’à 48h avant le rendez-vous. Passé ce délai, merci de vous rapprocher de votre assistante référente.

Pour annuler un rendez-vous directement de votre espace adhérent en ligne :

Connectez-vous à votre Espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite.

Renseignez votre adresse mail puis cliquez sur « Envoyer » pour recevoir le code d’accès à usage unique.

Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mes convocations & visites ».

Dans la liste des salariés, cliquez à droite du nom du salarié sur les 3 petits points, puis sélectionner « Annuler le rendez-vous » :

• Si les trois petits points n’apparaissent pas, positionnez votre souris sur la ligne du salarié, ceux-ci apparaîtront
• Si le choix « Annuler le rendez-vous » dans le menu déroulant des 3 petits points ne s’affiche pas, c’est que :
  • soit vous avez dépassé le délai minimum des 48h avant le rendez-vous pour pouvoir l’annuler.
  • soit vous n’avez peut-être pas les droits pour réaliser cette action. Dans ce cas, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle vous ouvre un accès « convocation » (espace adhérent, bloc mon entreprise, onglet utilisateurs).

Seules les personnes ayant un profil administrateur peuvent créer ou modifier des utilisateurs sur l’espace adhérent. Si vous n’avez pas ce profil, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui l’a pour qu’elle gère les créations ou modifications d’utilisateurs.

• Si la personne qui a le profil administrateur a quitté l’entreprise ou n’est pas la bonne, envoyez un mail au service Relations Adhérents (adherents@polesantetravail.fr) en écrivant la raison de ce changement d’administrateur ainsi que les noms, prénom, mail et poste dans l’entreprise du nouvel administrateur.

Connectez-vous à votre espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite.

Une fois connecté à votre espace Adhérent, cliquez sur le bloc « Mon entreprise ».

Puis cliquez sur l’onglet « Utilisateurs »

• Pour créer un utilisateur :

Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Ajouter ». Remplissez ensuite les informations personnelles de l’utilisateur, puis sélectionnez le rôle qui lui fournira les droits d’accès inscrits dans l’interface.

• Vous pouvez sélectionner plusieurs rôles pour un même utilisateur
• Vous avec accès au détail des droits d’accès pour chaque profil en cliquant sur « Voir les autorisations du rôle »
• L’utilisateur sera en statut « En attente de validation » tant que celui-ci n’aura pas validé cette création en cliquant sur le lien de connexion reçu à cet effet sur son adresse mail
• Pour modifier ou supprimer un utilisateur

Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur puis « Modifier les informations professionnelles » pour modifier l’utilisateur ou « Supprimer » pour supprimer cet utilisateur

• Pour gérer les notifications reçues par mail pour l’utilisateur

Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur « Modifier les notifications ».

Puis décochez les notifications que l’utilisateur ne souhaite plus recevoir. Attention, au moins un des utilisateurs de l’entreprise devra recevoir les notifications, vous ne pourrez donc pas décocher les notifications si vous êtes le seul utilisateur.

Connectez-vous à votre espace adhérent PÔLE SANTÉ TRAVAIL depuis le site www.polesantetravail.fr, onglet en haut à droite.

Cliquez sur le bloc « Mon effectif ».

• Pour ajouter un salarié :

Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Nouveau salarié »

Puis renseignez les informations RH, les postes ainsi que les situations de travail du salarié.

Il s’agit des situations de travail qui peuvent générer un risque sur l’état de santé du salarié. Vous pouvez soit les chercher via le champ « Recherche » soit descendre sur la page pour accéder à la liste et cocher les situations de travail qui concernent ce salarié. En fonction des conditions de travail sélectionnées, le salarié aura un profil SIS (Suivi Individuel simple) SIA (Suivi Individuel Adapté) ou SIR (Suivi Individuel Renforcé), ce qui adaptera la périodicité de ses visites de suivi.

Enfin, cliquez sur « Créer le salarié ».

• Pour réactiver un salarié qui était précédemment dans vos effectifs (exemple : un salarié qui revient au sein de votre entreprise) :

Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur le filtre « Statut » pour n’afficher que les salariés clôturés.

Cliquez sur l’icône avec les 3 petits points à droite du salarié et sélectionnez « Voir la fiche du salarié ».

Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite et sélectionnez « Ajouter un poste ». Renseignez les informations de son nouveau poste.

Validez.

• Pour modifier un salarié ou sortir un salarié qui n’est plus dans vos effectifs

Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne du salarié que vous souhaitez modifier puis sélectionnez « Voir la fiche du salarié ». Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite puis sélectionnez :

• soit « Modifier les informations RH » pour modifier le salarié
• soit « Clôturer le salarié » pour le sortir de vos effectifs

Les rendez-vous de visites sont générés automatiquement en fonction de différents critères (type de visite, date de la dernière visite, créneau temps disponible…). Si vous avez une demande particulière (par exemple, demande pour une visite d’embauche ou une visite périodique) ou que vous avez une contrainte spécifique (horaires, jours), contactez directement votre centre médical.

Trouvez votre centre de prévention et de santé au travail

Si vous gérez plusieurs entités et que vous avez besoin de toutes les référencer, contactez le service Relations Entreprises (relationsentreprises@polesantetravail.fr) pour qu’un conseiller vous ouvre les droits.

Non, même si vous êtes dans le délai des 48h avant la visite prévue, vous ne pouvez pas remplacer votre salarié par un autre car les types de visite peuvent être différents et nécessiter des durées différentes. Seul l’assistant d’équipe pluridisciplinaire de votre centre médical peut éventuellement le faire si les deux profils de vos salariés sont compatibles et correspondent à un même type de visite.

Nous vous rappelons également que toute absence non prévenue au moins 48h avant est facturée : pensez bien à contacter votre centre pour prévenir de cette absence.

Vous ne pouvez pas modifier vous-même une adresse existante. Pour cela, vous devez contacter l’assistant d’équipe pluridisciplinaire de votre centre médical qui sera le seul à pouvoir la corriger.

Dès l’embauche d’un premier salarié, vous devez adhérer à un service de prévention et de santé au travail. Si vous dépendez de PÔLE SANTÉ TRAVAIL, vous pouvez adhérer en ligne ou contacter notre service Relations Entreprises à l’adresse relationsentreprises@polesantetravail.fr

Vous ne pouvez pas supprimer directement un compte Entreprise de votre portefeuille clients. Pour cela, vous devez vous rapprocher du service Relation Entreprises à l’adresse relationsentreprises@polesantetravail.fr

En tant qu’employeur, vous pouvez demander à votre salarié de vous fournir son attestation d’aptitude mais il n’est pas tenu de vous la transmettre.

Sur votre Espace adhérent, vous devez renseigner deux types d’interlocuteurs :

• Les Utilisateurs qui sont des personnes qui pourront directement intervenir en écriture sur votre Espace adhérent, selon le rôle attribué.

Ils ont donc accès à tout ou partie de l’Espace adhérent

• Les Contacts qui sont des personnes complémentaires, dont les coordonnées sont données à titre informatif. Elles n’ont pas accès à l’Espace adhérent et à son contenu.

4 catégories de contacts ont été identifiées :

• 1 contact obligatoire : le représentant légal
• 3 contacts facultatifs : le représentant du CSE, le représentant du CSSCT, le représentant prévention

Tant que vous n’aurez pas finalisé votre déclaration d’effectifs, vous ne pourrez pas accéder aux fonctionnalités de votre Espace. Pour que votre déclaration soit complète, il est important que :

• vous y précisiez les risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés et le type de suivi demandé (simple, adapté, renforcé), ce qui nous permettra de mettre en œuvre leur suivi individuel de santé au travail et vous aidera à établir votre plan d’actions de prévention ;
• vous y signaliez nominativement vos mouvements de personnels (entrées / sorties) intervenus en 2024 ;
• vous vérifiiez bien la situation des salariés inscrits dans votre entreprise au 1er janvier 2025 de façon à déterminer le montant de votre cotisation annuelle 2025.

Comme en 2024, vous pouvez souscrire en complément, à l’option NOA, qui vous aide à rédiger votre DUERP et à établir votre plan de prévention.

NOUVEAU : si vous êtes dirigeant non-salarié, vous pouvez désormais être déclaré dans les effectifs pour bénéficier vous aussi d’un suivi individuel (tarif SIS / SIR /SIA selon votre situation). L’offre intègre la visite médicale, la prévention de vos risques professionnels et l’accès exclusif au dispositif Amarok, un outil d’auto-évaluation de votre santé globale. Anonyme et pensé pour les dirigeants et chefs d’entreprise, il vous permet de bénéficier, si besoin, de conseils et/ou d’une écoute adaptée par des professionnels de santé. 

Vous devez prévenir votre Conseiller Relations Entreprises, à l’adresse mail relationsentreprises@polesantetravail.fr, pour lui signaler le changement.

Deux cas de figure : suite au déménagement
• L’entreprise reste dans le périmètre géographique couvert par l’agrément de PÔLE SANTÉ TRAVAIL : dans ce cas, pour faciliter le suivi de santé de vos salariés, votre entreprise sera rattachée à un centre plus proche de votre entreprise et une nouvelle équipe santé vous sera affectée.
• L’entreprise se situera en dehors du périmètre géographique couvert par l’agrément de PÔLE SANTÉ TRAVAIL : dans ce cas, vous devrez faire les démarches auprès du Service de Prévention Santé Travail Interentreprise concerné pour vous faire référencer.

Oui. Vous devez prévenir votre Conseiller Relations Entreprises, à l’adresse mail relationsentreprises@polesantetravail.fr, pour lui signaler la création de cette nouvelle entité, qui sera considérée comme un nouvel adhérent (et nouvel établissement) auprès de nos services.

Vous pouvez joindre notre service Relations Entreprises à l’adresse mail relationsentreprises@polesantetravail.fr. Le Conseiller Relations Entreprises qui gère votre secteur reprendra contact avec vous.