PER CAPITA 2023

Pour la majeure partie des entreprises, les tarifs approuvés en Assemblée Générale sont les suivants :

TYPE DE SUIVI	Cotisation (HT) par salarié suivi
Suivi Individuel Simple à 5 ans (SIS)	89 €
Suivi Individuel Simple à 3 ans (Travailleurs de nuit)	129 €
Suivi Individuel Renforcé à 2 ans (SIR)	152 €
Suivi Individuel Adapté Travailleurs Handicapés (SIATH) Tarif unique quelle que soit l’intensité du suivi	89 €

Comme prévu dans le règlement Intérieur de PÔLE SANTÉ TRAVAIL Métropole Nord, ce montant pourra être révisé chaque année après validation de l’Assemblée Générale.

Le montant annuel total de la cotisation 2023 sera calculé en fonction de deux éléments distincts :

. Effectif présent au 31.12.2022

. Nombre de salariés embauchés courant 2023 pour une durée de plus de 2 mois (consécutifs ou non).

Exemple :

Au 31 décembre 2022, l’entreprise Dupont va déclarer 26 salariés, 18 en SIS et 8 en SIR dont 1 reconnu travailleur handicapé.

• 18 salariés en SIS > 18 x 89 € = 1 602 €HT
• 7 salariés en SIR > 7 x 152 € = 1 064 €HT
• 1 salarié RQTH > 1 x 89 € = 89 €HT

TOTAL = 2 755 €HT

Dès qu’elle aura fait sa déclaration, l’entreprise Dupont connaîtra immédiatement le montant qui lui sera facturé au cours de l’année 2023 (soit dans le cas de notre exemple : 2 755 €HT).

En fonction de l’effectif qu’elle aura déclaré, le paiement pourra être mensuel (pour les entreprises de 100 salariés et +), trimestriel (pour les PME de 5 à 99 salariés) ou semestriel (pour les TPE de 1 à 4 salariés).

Cas des embauches en cours d’année

Au 31 décembre 2023, l’entreprise Dupont va déclarer avoir embauché en cours d’année 3 salariés, tous trois restés plus de 2 mois dans l’entreprise : 2 SIS et 1 SIR.

(2 x 89) + (1 x 152) = 330

Un complément de cotisation de 330 €HT lui sera facturé en janvier 2024.

Cas particulier 2022/2023

Le système de facturation évoluant entre décembre 2022 et janvier 2023, PÔLE SANTÉ TRAVAIL reprendra automatiquement les données d’effectifs de votre dernière période 2022. Vous n’aurez donc pas de travail administratif supplémentaire mais il est important que la liste de vos effectifs et la déclaration de leurs expositions soit mise à jour avant le 31 décembre 2022, sur votre espace Adhérent car cette dernière déclaration périodique 2022 servira également de base pour le calcul de votre cotisation 2023.

De manière pratique, le process de facturation se déroulera de la manière suivante :

• Du 16 décembre 2022 au 16 janvier 2023 :
  • Validation des effectifs et des risques auxquels ils sont exposés sur votre espace Adhérent
  • Affichage immédiat du montant de votre cotisation annuelle initiale, dès votre déclaration effectuée

• À compter de mars 2023 : envoi par PÔLE SANTÉ TRAVAIL de votre facture périodique

Nous vous rappelons que la fréquence de vos paiements est fonction de la taille de votre effectif :

• De 1 à 4 salariés : paiement semestriel à terme échu
• De 5 à 99 salariés : paiement trimestriel à terme échu
• 100 salariés et + : paiement mensuel à terme échu

Attention pour les entreprises qui paient mensuellement : à titre exceptionnel en 2023, les cotisations attendues pour janvier et février 2023 seront envoyées en même temps que la facture de mars.

• Du 18 décembre 2023 au 15 janvier 2024 :
  • Validation des effectifs et des risques sur votre espace Adhérent
  • Complément de facturation lié aux salariés embauchés en cours d’année 2023 (durée des contrats supérieure à 2 mois)
  • Affichage du montant de cotisation 2024

 

Pour les prochaines années

Entre le 20 décembre de l’année N et le 15 janvier de l’année N+1, vous ferez une seule déclaration d’effectifs sur la base des effectifs présents au 31 décembre de l’année N.

Cet effectif de base et les risques professionnels déclarés vont permettre d’établir le montant de cotisation initial.

Au 31 décembre de l’année N+1, un complément de facturation pourra être établi en fonction des éventuelles embauches (salarié présent plus de deux mois consécutifs ou non dans l’entreprise au cours de l’année).

Votre déclaration est à faire en ligne, sur le site : www.polesantetravail.fr, rubrique Espace Adhérent.

Sur cet espace, vous pouvez :

• effectuer votre déclaration annuelle des effectifs (état nominatif) ;
• nous informer de chaque mouvement de personnel (arrivées, départs, changements de postes…) ;
• consulter votre compte personnel et éditer des copies de factures ou relevés ;
• mettre à jour les informations qui vous concernent et consulter vos informations d’entreprise : gestion de vos données administratives (adresse, téléphone, mail…), suivi et prise de vos rendez-vous…

Tous les salariés inscrits sur le registre du personnel doivent être déclarés, y compris donc les salariés à temps partiel, en arrêt maladie, en congés maternité / paternité / parental, en congés sans solde, en congés formation… Même si l’entreprise n’emploie qu’un seul salarié à temps partiel, elle doit le déclarer et donc adhérer chez Pôle Santé Travail, via sa cotisation.

Lors de votre déclaration, vous devez lister avec attention les risques auxquels sont soumis vos salariés car ils vont définir la fréquence de leur suivi individuel !

Votre facturation 2023 dépend de vos déclarations et de la mise à jour de vos fichiers. Nous vous invitons à respecter le délai indiqué sur votre espace Adhérent pour effectuer votre déclaration en ligne faute de quoi, sans réponse à nos relances, nous serons contraints de vous radier de la liste de nos adhérents.Pour gagner du temps, faciliter votre déclaration des cotisations en Janvier 2023 et évaluer votre cotisation au plus juste, mettez à jour votre « liste du personnel » au plus vite.

Comme actuellement, le paiement de la cotisation sera échelonné en fonction de la taille de l’entreprise et se faire de manière mensuelle, trimestrielle ou semestrielle :

Taille de l’entreprise	Paiement
Entreprise de 1 à 4 salariés	Semestriel
Entreprise de 5 à 99 salariés	Trimestriel
Entreprise de 100 salariés et +	Mensuel

Attention cas particulier 2023  : pour les entreprises qui paient mensuellement : à titre exceptionnel en 2023, les cotisations attendues pour janvier et février 2023 seront envoyées en même temps que la facture de mars.

L’envoi des factures se fait systématiquement par mail. En parallèle, une copie sera toujours mise à votre disposition sur votre espace Adhérents.

Si après plusieurs relances de notre part, vous n’effectuez pas votre déclaration, nous serons contraints de déclencher le processus de suspension pouvant conduire à une radiation, tel que prévu dans notre règlement intérieur. Vos salariés ne seront donc plus couverts par notre service de Prévention et Santé au Travail. Or, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale d’organiser ou d’adhérer à un service de santé au travail, afin d’assurer le suivi individuel de l’état de santé de vos salariés (cf articles L.4622-1 et L.4622-6, du Code du travail).

Les visites à l’initiative des salariés sont nombreuses et toujours confidentielles vis à vis de l’employeur (elles leur permettent d’évoquer des problèmes de santé ou d’exposition à certains risques professionnels par exemple). Si un salarié non-couvert nous fait ce type de demande, nous ne pouvons le recevoir et nous sommes tenus de l’orienter vers l’Inspection du travail pour qu’il puisse faire valoir ses droits. En cas de contrôle, vous serez donc tenu comme directement responsable et vous vous exposerez à des risques de sanction de la part de l’Inspection du Travail.

Par ailleurs, si par la suite, vous deviez de nouveau adhérer, les sommes restant dues à la date de radiation seront automatiquement reprises et vous seront facturées, ainsi que des frais de réintégration et de nouveaux droits d’entrée sur la base des effectifs inscrits.

PÔLE SANTÉ TRAVAIL se réserve également la possibilité de vous facturer des intérêts de retard au taux d’intérêt légal en vigueur auxquels s’ajoutera conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Si les frais réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification sera demandée au débiteur.

Pour les entreprises de travail temporaire, la cotisation est fixée à 89 € HT par salarié intérimaire quel que soit le motif de la visite. La facturation à la visite sera réalisée mensuellement.

Entre le 20 décembre de l’année N et le 15 janvier de l’année N+1, vous allez faire une seule déclaration d’effectifs sur la base des effectifs présents au 31 décembre de l’année N. Cet effectif de base et les risques professionnels déclarés vont nous permettre d’établir le montant de cotisation initial.

Au 31 décembre de l’année N+1, un complément de facturation pourra être établi en fonction des éventuelles embauches (salarié présent plus de deux mois consécutifs ou non dans l’entreprise au cours de l’année).

Exemple :

Au 31 décembre 2023, l’entreprise Dupont va déclarer avoir embauché en cours d’année 3 salariés (2 SIS et 1 SIR), tous trois restés plus de 2 mois dans l’entreprise :

Tarif SIS = 89 €HT – Tarif SIR = 152 €HT

(2 x 89) + (1 x 152) = 330

Un complément de cotisation de 330 € HT lui sera facturé en janvier 2024.

Le fonctionnement des centres médicaux de PÔLE SANTÉ TRAVAIL est perturbé par un taux d’absentéisme élevé de salariés ne se présentant pas à leur convocation de visite. Ces absences non-signalées engendrent une désorganisation de nos plannings. À titre d’exemple, sur l’année 2021, l’absentéisme non-justifié a représenté l’équivalent de 20 000 visites que nous aurions pu proposer à d’autres salariés.

De ce fait, pour limiter cet absentéisme, notre Assemblée Générale a approuvé le principe de facturer en 2023, à raison de 80 €HT, les absences non signalées dans un délai de 48 heures avant le rendez-vous initialement planifié (hors week-ends et jours fériés).

Le règlement intérieur est consultable sur www.polesantetravail.fr.

Si, après radiation, une entreprise souhaite adhérer à nouveau à l’association, elle devra payer, outre les sommes restant dues à la date de radiation, des frais de réintégration et de nouveaux droits d’entrée qui lui seront réclamés sur la base des effectifs inscrits.

PÔLE SANTÉ TRAVAIL se réserve également la possibilité de lui facturer des intérêts de retard au taux d’intérêt légal en vigueur auxquels s’ajoutera conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Si les frais réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification sera demandée au débiteur.