Urgence de service, besoin d’un contact ou d’une information, nécessité d’accéder à un document important, … Lorsqu’un salarié est absent pour maladie ou en congé, l’entreprise ne s’arrête pas pour autant !
Pour assurer la continuité de service, l’employeur peut avoir besoin d’accéder à des emails ou fichiers détenus par un salarié. Mais, peut-il y accéder en l’absence du salarié ? Que dit la loi ? PÔLE SANTÉ TRAVAIL vous informe.
Pour rappel, un salarié a le droit, même dans son travail, au respect de sa vie privée et au secret de ses correspondances privées (article 9 du Code civil et Article L 1121-1 du Code du travail).
Néanmoins, la loi autorise, dans une grande majorité des cas, l’accès aux emails et fichiers stockés sur l’ordinateur professionnel du salarié. En effet, l’employeur doit être en mesure de poursuivre son activité sans pâtir d’un imprévu.
Consulter les emails et SMS d’un salarié absent : c’est possible ?
Au quotidien, les règles sont claires : « Les fichiers créés, envoyés ou reçus depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur ont par principe un caractère professionnel », dit la jurisprudence.
Un employeur peut donc librement consulter les emails d’un de ses salariés.
En revanche, certaines précautions doivent entourer la consultation des emails estampillés « personnels ». Ainsi, les messages portant la mention « Personnel » ou « Privé » ou stockés dans un répertoire portant ces mentions bénéficient d’une protection. Dans ce cas, l’employeur a interdiction de les consulter, même en présence du salarié.
A noter: Si l’employeur justifie de « circonstances particulières », il peut accéder aux emails personnels ou privés du salarié. C’est le cas, par exemple, s’il suspecte son salarié d’avoir transmis des informations stratégiques à un concurrent et d’avoir couvert cet envoi par la mention « personnel ». En effet, cela constitue une faute autorisant l’employeur à forcer la barrière de la vie privée.
Ces dispositions s’appliquent également aux messages écrits (SMS). Les messages envoyés ou reçus par le salarié au moyen du téléphone mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel. L’employeur est donc en droit de les consulter en dehors de la présence de l’intéressé, sauf s’ils sont identifiés comme personnels.
Consulter et utiliser les fichiers d’un salarié : que dit le droit ?
Les fichiers informatiques du salarié ont, par défaut, un caractère professionnel. Cette présomption s’applique également aux documents papier que le salarié laisse dans le bureau qu’il occupe dans l’entreprise.
L’employeur est donc en droit d’ouvrir et de consulter les documents du salarié en son absence, s’il estime cela indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.
Attention, de même que pour les emails, les dossiers et fichiers identifiés comme personnels, ne peuvent pas être consultés par l’employeur!
Bon à savoir: Ne sont pas considérés comme personnels, les fichiers contenus dans :
- un dossier portant le nom du salarié?;
- « mes documents »?;
- un dossier « confidentiel ».
Forcer les mots de passe : un passe-droit ?
En principe, les identifiants et mots de passe sont strictement confidentiels et ne doivent jamais être transmis à quiconque.
Toutefois, l’employeur peut exiger qu’ils lui soient communiqués dans le cas où un salarié absent détient sur son poste des informations indispensables à la poursuite de l’activité de l’entreprise et où l’administrateur réseau n’est pas en mesure de fournir l’accès au poste de travail.
Par exemple, un remplaçant doit pouvoir ouvrir le fichier de clients indispensable à la prospection de son secteur, dès lors que le salarié absent est le seul détenteur de ce fichier.
Fixer les règles du jeu avec une charte informatique : une bonne pratique
Les salariés peuvent être amenés à faire un usage privé des outils informatiques de l’entreprise.
Afin de respecter leur vie privée, l’employeur doit fixer les conditions d’accès au poste de travail des salariés en cas d’absence. Elles peuvent par exemple figurer dans une charte informatique annexée au règlement intérieur.
Cette charte doit être connue de tous les salariés. Ils seront ainsi informés des modalités d’accès de leur poste informatique pendant leur absence (vacances ou arrêt maladie qui se prolonge).
La règle du jeu fixée à l’avance, en toute transparence, permet notamment d’éviter les risques de litige ultérieurs.
Pour aller plus loin, rendez-vous sur le site de la CNIL.