18 septembre 2023
La rentrée est passée et le retour au bureau s’accompagne aussi de réunions en tout genre. Point, lancement, bilan, comité de pilotage, … Ces temps d’échange et de travail sont essentiels dans le fonctionnement d’une entreprise mais peuvent aussi avoir des effets sur la santé. 73% des salariés français souhaitent d’ailleurs que leurs réunions en entreprise soient améliorées.
Quels sont les effets sur la santé de réunions mal organisées et trop nombreuses ? Comment organiser des réunions efficaces et dynamiques ? Quelles pratiques adopter pour une réunion réussie ? PÔLE SANT֤É TRAVAIL vous éclaire.
Trop de réunions : quels effets sur la santé ?
Une récente étude a mis en évidence que l’excès de réunions peut avoir un impact significatif sur notre productivité au travail et notre bien-être mental, entraînant des répercussions parfois néfastes, notamment :
- Stress et anxiété en raison d’échéances serrées ou des attentes trop élevées
- Fatigue mentale due à une concentration constante
- Perte de temps avec des réunions mal gérées ou inutiles
- Perte de productivité avec la diminution du temps disponible pour les tâches opérationnelles
- Impacts sur la vie familiale liés à l’empiètement des réunions sur le temps personnel
- Baisse de la motivation à cause d’un sentiment de non-productivité
- Sentiment de stagnation du fait de la multiplication d’avis et d’indécision
Aussi, pour éviter l’overdose de réunions et atténuer ces effets sur la santé, il est essentiel de trouver un équilibre entre la communication nécessaire pour le travail en équipe et la préservation de la santé et du bien-être des salariés.
Lire aussi «La réunion, ce poison lent en entreprise»
Comment organiser une réunion de travail efficace ?
Les réunions ont parfois une réputation peu flatteuse : 86 % des actifs estiment qu’ils assistent à des réunions inutiles. Discussions hors sujet, objectifs flous, monopoles de la parole, retards… Voici quelques conseils pour transformer ces expériences en opportunités fructueuses et rendre les réunions plus efficaces :
- Fixer des objectifs clairs
- Établir un ordre du jour (envoyez-le à l’avance si possible)
- Inviter des personnes dont la présence est absolument nécessaire à l’objectif fixé. Les collaborateurs non conviés et concernés par le sujet de la réunion pourront être informés par le compte-rendu.
- Préparer la réunion
- Annoncer la date, lieu, horaires, sujets et documents à préparer
- Adapter la disposition de la salle (table ronde, en U, conférence…)
- Limiter le temps de la réunion (pas plus de 2 heures)
- Définir la personne qui fera le compte-rendu
- Définir le rôle de l’animateur (gestion du temps, logistique de la salle de réunion…)
- Débuter par un tour de table (rappel des objectifs de la réunion, présentation rapide des participants…)
- Faire participer tout le monde (à l’oral, par écrit, en petits groupes…)
- Définir des règles (commencer à l’heure, pas de hors sujet, ne pas couper la parole…)
- Clôturer la réunion (relevé de décisions, programme de la prochaine réunion, nommer des responsables d’actions…)
- Recueillir l’avis des participants sur la réunion
Pour aller plus loin : Comment organiser une réunion d’équipe efficace : le guide étape par étape
Le succès d’une réunion efficace dépend aussi du comportement positif et constructif des participants.
Comment rendre les réunions plus engageantes et prévenir la « réunionite aiguë » ?
De plus en plus d’entreprises repensent leurs méthodes de collaboration en raison de la prolifération des réunions inefficaces, communément appelées “réunionites” (phénomène qui décrit le fait de passer trop de temps en réunions improductives)… Pour des réunions qui changent, voici quelques suggestions :
- Sortez de vos locaux : envisagez de quitter vos locaux habituels et d’explorer des espaces qui favorisent la réflexion et le travail collaboratif
- Chouchoutez les participants en choisissant un lieu accueillant (café, viennoiseries, lumière naturelle …)
- Essayez le «stand-up meeting», des réunions « debout » pour dynamiser les réunions, prévenir les coups de fatigue et l’immobilité
- Animez autrement : utilisez des outils numériques interactifs (klaxoon, Beekast)
- Innovez le tour de table : pour une approche originale et plus ludique, demandez par exemple à chaque personne de présenter son voisin après quelques instants d’échange…
- Proposez des pauses en mouvement : étirements, exercices de yoga assis…
- Réfléchissez en plein air : brainstormez en marchant dehors (si la météo le permet bien entendu)
- Prenez des notes autrement (Sketchnote, mind-mapping…)
- Expérimentez le « co-walking », pour une réunion qui marche, déambulez à l’extérieur !
Lire aussi “Lutte contre la sédentarité : mieux bouger au travail !”
La visioconférence, oui mais …
Avec la montée en puissance du télétravail, la visioconférence est devenue la norme et reste une option incontournable aux réunions physiques ! Les applications se sont multipliées (Teams, Zoom, Meet…) et permettent de garder le lien avec les collaborateurs et de travailler efficacement, malgré la distance. Cependant, même si la visioconférence offre une multitude d’avantages (gain de temps, économie sur les déplacements, flexibilité, collaboration instantanée …), les maux de la visio sont bien réels.
Des chercheurs de l’Université de Stanford ont identifié quatre principales causes de la “fatigue du Zoom” liée à l’utilisation abusive de la visio :
- Le contact visuel rapproché est source ce stress
- Vous n’avez pas le choix que de regarder des visages, et de près ! Le phénomène, où tout le monde observe tout le monde, peut créer une sensation d’intrusion dans la vie privée et d’absence d’intimité… Astuce : évitez l’option zoom ou plein écranpour minimiser la taille des visages.
- Se voir constamment est fatigant
- C’est comme si vous étiez sans cesse en train de vous regarder dans le miroir ! Cette observation constante de soi-même peut créer une forme de conscience de soi et d’auto-critique, ce qui peut être stressant. Astuce : désactivez le retour de votre vidéo si vous n’en n’avez pas besoin.
- Rester immobile diminue nos capacités de réflexion et de concentration
- L’immobilité eut réduire la capacité à penser de manière créative et à maintenir l’attention. Astuce : éteignez votre caméra, n’hésitez pas à vous lever et bougez !
- Les échanges vidéo augmentent la charge cognitive
- Les efforts fournis pour interpréter les signaux visuels, comme les expressions faciales et les gestes. peuvent entraîner une charge mentale supplémentaire. Astuce : accordez-vous de temps en temps des pauses « audio uniquement ».
Lire aussi «Visioconférences. Comment préserver la santé de vos salariés ?”
